Assistant de Direction / Evènementiel (H/F)

Contenu de l'offre Assistant de Direction / Evènementiel (H/F) chez IÉSEG School of Management

Membre de l’Université Catholique de Lille et de la Conférence des Grandes Ecoles, l’IÉSEG fait partie aujourd’hui des meilleures écoles de management en France et se place dans le cercle très fermé des écoles mondiales ayant la triple accréditation EQUIS, AACSB et AMBA.
Dans le Classement des Masters en management du Financial Times, l’IÉSEG est classée 31ème au niveau international et 7ème parmi les écoles françaises. L’école compte 82% d’étrangers parmi ses professeurs permanents et bénéficie d’un réseau de plus de 300 universités partenaires dans 75 pays.
La Direction des Relations Entreprises est composée de 24 personnes réparties sur 5 pôles : carrières, international, relations entreprises, opérations, stages.

L’IÉSEG recrute pour sa Direction des Relations Entreprises (DRE), sur le Campus de Paris-La Défense, un(e) :

Assistant(e) de Direction / Evénementiel

Missions :
Vous aurez pour mission d’accompagner et collaborer étroitement avec la directrice des Relations Entreprises dans la réalisation de ses missions aussi bien en interne qu’en externe.
Au-delà de la prise en charge de l’assistanat de la directrice (gestion de l’agenda et des déplacements, prise en charge et gestion de projets spécifiques, collecte et consolidation de datas, transmission d’informations, rédaction document de synthèse, …) ; vous aurez en charge les activités et missions suivantes :

Accueillir et orienter (e-mail, digital et présentiel) les différents interlocuteurs en lien avec la DRE (entreprises, partenaires, enseignants-chercheurs, personnel école, étudiants, ...)

Assurer le suivi administratif et financier de la DRE (commande prestataires, suivi des factures, gestion des déplacements de l’équipe, gestion des emplois du temps, …)

Structurer et mettre en place des process opérationnels, organisationnels et de communication au sein de l’équipe mais également avec les autres services et directions de l’école

Mettre en place et gérer les différentes réunions (ordre du jour, planning, communication participants, prise de note, CR, suivi d’actions, …)

Épauler le pôle opérations et marketing dans la mise en place des événements à destination des entreprises et des étudiants

Prendre en charge les aspects logistiques des événements DRE (réservations de salles, signalétiques, préparation supports de communication et goodies, gestion et accueil prestataires, entreprises et partenaires …)

Relation clients pour les événements, réponse aux emails des participants, envoi des communications post événements, etc.

Mettre à jour et entretenir la base de données Eudonet (adresses, NPAI, intégrations de fichiers, dédoublonnage, …)

Vous contribuez enfin au renfort global de l’équipe et êtes un véritable support auprès différents pôles de la direction des relations entreprises.
Compte tenu des missions, ce poste nécessite des déplacements sur Lille 1 jour par semaine et vous serez amené(e) à participer aux événements organisés par la DRE, dont certains ont lieu en soirée.

Profil :
De formation Bac+3/4, vous justifiez d’une expérience de 10 ans minimum en qualité d’assistante de direction/office manager avec une première expérience de management

Vous maîtrisez le pack Office (Word, Excel, Outlook)

Vous possédez impérativement un bon niveau d’anglais (écrit et oral)

Vous faites preuve d’organisation, d’autonomie, de réactivité et de diplomatie

Vous possédez d’excellentes qualités relationnelles et une bonne résistance au stress

La gestion des priorités, des imprévus et la prise de décision sont votre quotidien

Type de contrat : CDI à temps plein

Prise de poste : dès que possible (idéalement début mai 2021)