Office Manager - Stage / Alternance

Contenu de l'offre Office Manager - Stage / Alternance chez INVIVOX

Office Manager - Stage / Alternance

Qui sommes-nous ?

Créée en août 2015 par Julien Delpech et Patxi Ospital, INVIVOX est l'acteur de référence pour la formation continue des professionnels de santé, en mode présentiel ou distanciel.

Invivox est la seule plateforme offrant une solution innovante et adaptée aux nouvelles contraintes de formation des professionnels de santé. Formations en présentiel, webinaires en live ou en replay, cas cliniques, capsules produit… notre plateforme centralise aujourd'hui plus de** 5 000 contenus** et a déjà permis à plus de 100 000 professionnels de santé **de se former et de s’informer entre pairs.

Notre mission est de donner les moyens à chaque professionnel de santé dans le monde d’être “up to date” dans leur pratique pour proposer les meilleurs soins possibles à leurs patients.

 Nous souhaitons offrir une solution qui permette un transfert de connaissances médicales plus massif, plus collaboratif, plus efficace. 

Notre contribution permanente à la diffusion du savoir médical nous a valu entre autres la récompense du Prix Croissance** décerné par La Tribune en septembre 2020.

Invivox, c'est aussi Invivox Academy, une académie de webinaires et de débats pour échanger sur les apprentissages et dernières innovations digitales appliquées à l'univers de la santé.

L’équipe est aujourd’hui composée de 32 collaborateurs.

Nous continuons notre accélération soutenue et œuvrons chaque jour pour proposer de nouveaux formats de contenu.

Invivox présentée par son fondateur, Julien Delpech : https://www.youtube.com/watch?v=kJxP5JT0OUM

Le page d’Invivox sur Welcome to the Jungle : https://www.welcometothejungle.co/companies/invivox

Descriptif du poste

Missions :

 

Vous accompagnerez Raphaëlle Nelson, notre Responsable Administrative et Financière ainsi que la direction générale d'Invivox dans la gestion de l'administratif au quotidien

Sujets liés au bureau de Pessac (services généraux) : gestions des appels entrants/sortants, gestion des locaux, gestion des fournitures, aménagement du bureau, commandes diverses
Gestion du courrier (dont archivage et numérisation des documents, poste etc.)
Coordination des besoins des différentes équipes en fournitures et autres
Gestion du parc informatique (commandes d'ordinateurs et suivis etc.) et mobile ainsi que les fournitures 

Vous assisterez Raphaëlle sur la comptabilité :

Aider à la clôture comptable en récupérant l’ensemble des justificatifs 
Participer à la relance des clients pour les impayés 

Vous serez également un atout au niveau RH :

Préparation de l’onboarding des nouveaux salariés 
Préparation des contrats, tickets restaurants 

Et vous serez en première ligne pour veiller au bien-être et à la bonne cohésion des équipe :

des offsites pour les équipes
des team buildings 
et toute autre idée que vous aurez

 

Profil recherché

Vous êtes issu d'une école de commerce ou d'une université équivalent BAC +3/5, vous êtes en année de césure ou terminez votre formation et cherchez un stage de fin d'études 
Vous maitrisez Excel et plus globalement le pack Office 
Vous savez gérer un budget
Vous avez une très bonne communication orale et écrite
Vous aimez prendre des initiatives, vous êtes proactif(ve) et autonomes sur l’ensemble des tâches qui vous incombent
Vous êtes capable de vous imprégner rapidement des enjeux d’une entreprise en hypercroissance
Vous êtes bilingue en anglais
Une expérience en scoutisme est un + 

Vous êtes par ailleurs :

Polyvalent, réactif et ambitieux : les challenges ne vous font pas peur 
Curieux et force de propositions : pour vous il y a toujours une solution
Responsable et loyal : on peut vous faire confiance

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