Assistant de Direction (H/F)

Contenu de l'offre Assistant de Direction (H/F) chez IPSEN

Job Description:

RESPONSABILITES, MISSIONS et ACTIVITES :

Gestion des tâches administratives auprès du Centre de Services Partagés comptabilité France (équipe d’environ 30 personnes) et de la Direction du Contrôle Financier Groupe (équipe d’environ 30 personnes):

Organise les réunions avec les autres Départements du Groupe, et/ou des séminaires et team buildings Support au Directeur du CSP Comptabilité et du Directeur du Contrôle Finance Groupe pour la gestion de leur agenda Organise les déplacements des membres de l’équipe (ex : réservation de billets, hôtel, etc.) Gère l’intégration des nouveaux entrants ou intérimaires au sein des départements (badge, matériel informatique) Accueille les visiteurs, prépare les missions des consultants, auditeurs, conseils : préparation des badges, accès Internet, réservation de salles, mise à disposition des documents, etc… Assure la bonne circulation de l'information, le classement, l'archivage de tout document, dossier ou contrat. Réceptionne, oriente les appels, répond aux questions posées ou se charge de les orienter. Prend connaissance des courriers et attire éventuellement l’attention sur des informations susceptibles d'intéresser la Direction et prépare les projets de réponses adaptées si nécessaire. Assure la mise en forme de tout type de document, courriers (y compris circularisations), rapports, procédures, rédigés et/ou préparés par un membre de l’Équipe ou elle-même. Participe à l’élaboration des présentations powerpoint, des indicateurs et des préparations des réunions hebdomadaires du centre de services partagés

Participe au suivi budgétaire du Centre de Services Partagés Comptabilité France et de la Direction du Contrôle Financier groupe :

Se tient à jour et applique les procédures du Groupe en termes de demande d’engagement, demande d’achats, commandes, suivi des factures Se tient à jour des fonctionnalités des outils Groupe dédiés Est amenée à établir les demandes d’engagement en fonction des demandes des responsables budgétaires Etablit les demandes d’achats des Départements en fonction des demandes des responsables budgétaires Envoi des numéros de commandes aux fournisseurs Propose aux responsables budgétaires les montants de réceptions de commandes Procède aux réceptions de commandes Met à jour les tableaux de suivi budgétaire Est amenée à traiter les cas d’écarts entre la commande et la facture, en lien avec les responsables budgétaires Alerte le Budget Holder en cas de dépassement du budget annuel.

Gestion de tâches administratives auprès des comptabilités auxiliaires :

Assure le back up de la gestion par scan des documents (codes barre, contrôle de conformité des factures, scan en masse et archivage) Mise en place de mailings, rédaction de courriers selon les besoins des responsables des comptabilités auxiliaires

PROFIL :

Bac + 2 avec des notions de comptabilité A partir de 5 ans d’expérience

Compétences techniques :

Anglais écrit et oral nécessaire Maîtrise des logiciels bureautiques courants (Suite Microsoft : Word, Excel, PowerPoint)

Compétences comportementales :

Qualités relationnelles Esprit d’équipe Discrétion Rigueur Organisation, gestion des priorités Sens de l’initiative, attitude proactive

Dans le cadre de ses recrutements IPSEN s’engage au respect de l’égalité de traitement des candidats, indépendamment du sexe, de l’âge, de l'orientation sexuelle, de l'origine ethnique, de la couleur de la peau, de la nationalité, du handicap ou de l'appartenance à un syndicat.