Assistant de Direction Groupe Finance et Juridique H/F

Contenu de l'offre Assistant de Direction Groupe Finance et Juridique H/F chez Keolis

75009 Paris 9e Finance

Implanté dans 16 pays, Keolis transporte chaque année 3,3 milliards de voyageurs sur différents réseaux notamment à Lyon, Melbourne, Boston, Rennes, Cardiff, Hyderabad…

Leader mondial de l'exploitation de métro automatique et de tramway, Keolis s'appuie sur une politique d'innovation avec l'ensemble de ses partenaires et filiales – Cykleo, Effia, Keolis Santé, Kisio - pour développer de nouvelles offres de mobilité partagée créatives et novatrices : trains, bus et cars, trolley bus, VTC collectifs, navettes fluviales et maritimes, vélo en libre-service, auto partage, navette autonome et téléphérique urbain.

Keolis est le partenaire des décideurs publics qui souhaitent faire de la mobilité partagée un levier d'attractivité et de vitalité pour leurs territoires. En France, Keolis est leader français du transport de personnes à mobilité réduite, n°1 du transport sanitaire et n°2 du stationnement grâce à sa filiale EFFIA.

Filiale à 70% de la SNCF et à 30% par la CDPQ (Caisse de Dépôt et Placement du Québec) , le Groupe compte 65 000 collaborateurs dans le monde et a réalisé un chiffre d'affaires de 5,9 milliards d'euros en 2018 en croissance de 9.9% (54% réalisés en France).

Missions

Missions quotidiennes

Gestion de l’agenda complexe du CFO Groupe :
Priorisation des réunions et rendez-vous individuels internes et externes

Coordination de l’agenda du CFO avec le calendrier du cycle de gestion (présence aux différentes réunions de busines review, budgets, clôtures…)

Coordination et préparation des réunions et rendez-vous en lien avec la gouvernance Groupe (Conseils, Comités…)

Préparation des dossiers de réunions, coordination des documents constituant les dossiers avec des différents services

Suivre de manière systématique l’avancement des livrables du CFO, mais aussi ceux vers le CFO

Plusieurs voyages à l’international et en France à organiser par an : décision des dates en coordination avec les pays, RV externes, billets, visas, hôtels…

Préparation logistique et supports aux réunions (coordination avec les équipes sièges et Business Units pour les documents, conférences téléphoniques, visio conférences…)

Contacts externes de haut niveau : Actionnaires, partenaires, dirigeants d’entreprises…

Support et gestion des équipes de la Direction Financement et Trésorerie, Contrôle de gestion Groupe et PMO Finance

Gestion des rendez-vous internes/externes du Directeur Financement & Trésorerie

Organisation des voyages

Coordination avec les équipes des réunions/RV d’agenda communs

Missions ponctuelles

Gestion des notes de frais

Gestion occasionnelle des commandes fournisseurs

Animation et mise à jour de l’espace Knowledge Management de la Direction

Support à la gestion de l’animation managériale filières Finance et Juridique

Planification et coordination avec les assistantes des CFOs des Business Units et Fonctions des réunions annuelles

Organisation de petits déjeuners d’équipe + déjeuner de fin d’année, Conférences thématiques

Remontée des points d’attention de l’équipe DGI au CEO

Véhicule des messages clés auprès des équipes

Animation transversale de la Direction :
Montage des « induction programs » des nouveaux arrivants

Remplacements mutuels avec l’assistante Comptabilités siège en cas d’absence/congés

Profil

Vous êtes le point d’entrée des personnes externes au Groupe et des demandes du corporate/filiales monde. De ce fait, vous adaptez votre mode de communication en fonction des interlocuteurs. Vous savez gérer les différences culturelles.

Vous êtes une personne de confiance, exposée à un grand nombre d’informations confidentielles ce qui implique une nécessité absolue de discrétion.

Vous êtes extrêmement bien organisé et maitrisez la gestion du temps. Vous êtes rigoureux tout en étant agile. Vous savez anticiper et jongler avec les priorités (priorisation de RV de l’agenda vs le nombre de demandes, capacité à prendre des décisions/ arbitrages dans des délais courts, gestion des décalages horaires pour l’organisation des réunions/déplacements …).

Vous savez temporiser et prendre du recul.

Vous avez une capacité à faire preuve d’une certaine flexibilité horaire pour des besoins très occasionnels.

Maturité, ouverture d’esprit, pragmatisme, logique, prise de décision, souplesse sont autant d’atouts nécessaires pour réussir sur ce poste.

L’anglais courant est indispensable, une expérience au sein de grands groupes internationaux est un facteur clé de succès.