Assistant(e) de Direction

Contenu de l'offre Assistant(e) de Direction chez Lindt & Sprüngli

Assistant(e) de Direction

Lindt & Sprüngli, entreprise internationale du secteur agro-alimentaire est reconnue comme l'un des principaux leaders sur le marché du chocolat au travers de marques emblématiques telles que Lindor, Excellence, Champs-Elysées et Pyrénéens.

Nous recrutons un(e) assistant(e) de Direction.

Poste basé à Paris - Quartier Madeleine

L’assistant de Direction a pour mission d’assurer l’assistanat du Président afin d’optimiser son activité. Outre les missions de gestion d’agendas, l’organisation des déplacements, l’assistant de direction est responsable de l’organisation en mode projet de réunions spécifiques et d’événements fédérateurs pour l’organisation. Il a également une mission d’interface organisationnelle et relationnelle avec le Comité de Direction et les membres du Group Management à Zurich. Il est également en charge des services généraux du siège.

MISSIONS :

Assurer l’assistanat du Président :

. Gérer son agenda en toute autonomie

. Assurer l’interface, la coordination et le relais d’informations auprès des membres du Comité de Direction et du Group Management à Zurich.

. Organiser des réunions in site et off site

. Préparer et diffuser des communications internes

. Organiser, synthétiser ou compiler des présentations / informations

. Préparer et transmettre les ordres du jour de meetings internes : comité commercial, réunion mensuelle

. Organiser les déplacements

. Suivre le budget, assurer l’interface avec la comptabilité, gérer les provisions de fin d’année

Organiser des réunions internes et des événements fédérateurs :

. Organiser la logistique de la Convention Nationale avec une équipe projet (coordination agence, Codir et équipes, communications, logistique d’environ 300 personnes)

. Organiser en toute autonomie des événement internes pour les salariés du siège

. Gérer les Business Reviews, les réunions ELT (logistique, salles, déplacements, communication équipes)

. Participer à l’organisation du MPD avec l’assistante du DM (logistique Group Management et préparation en lien avec le Marketing)

. Veiller au bon déroulement des réunions et des événements et au respect du cahier des charges (qualité, coûts, délais)

Assurer l’office management et les services généraux du siège :

. Gérer la relation contractuelle avec le bailleur de l’immeuble

. Gérer la relation commerciale avec les prestataires de service du siège (agence d’hôtesse, prestataires de service), veiller au respect de la qualité attendue

. Elaborer et suivre le budget des services généraux

. Assurer un suivi des délivrables de notre hôtesse d’accueil

. Gérer les éventuels travaux avec les prestataires sélectionnés

. Gérer les obligations légales liés à la location des bureaux

PROFIL :

. Parcours professionnel de 8/10 ans dans une fonction similaire

. Anglais courant

Savoir-faire – Savoir-être

. Intelligence situationnelle

. Dynamisme

. Rigueur et organisation

. Autonomie

. Finesse relationnelle

. Force de Proposition / Proactivité / Agilité

. Esprit d’équipe

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