Assistant de direction H/F

Contenu de l'offre Assistant de direction H/F chez Mairie de PLAISIR (78)

CDI Sous l’autorité directe de la directrice, vos missions seront les suivantes :

Veiller au respect des procédures administratives en coordonnant l’homogénéisation de la démarche sur le volet secrétariat dans les différents services rattachés (temps d’échange formalisés avec les agents « hôtesse d’accueil / secrétaire ») Saisir des documents (courriers, tableaux…) Gérer les réponses aux différents courriers Préparer les réunions (réservation des salles …), gestion des agendas électroniques de la directrice et de la vice-présidente Assurer la mise en œuvre technique de l’information Assurer le suivi régulier des statistiques des services et les faire vivre afin d’améliorer les données du bilan d’activité Assurer l’accueil téléphonique et le dispatching des demandes Préparer, suivre et classer les dossiers de la structure Organiser le classement des dossiers, du courrier et l’archivage Organiser la tenue du Conseil d’Administration et en assurer le suivi (convocations, compte-rendus) Rédiger les actes juridiques et réglementaires (contrats, arrêtés, notes de synthèse, délibérations, conventions) Etablir des documents de travail pour les différents services rattachés Collecter et organiser l’ensemble des besoins en communication et être l’interface des services de la DFS et de la Direction de la Communication Assurer le suivi des dossiers des associations rattachées à la DFS (demande de subvention, relations, courriers…) Garantir la gestion des délais

Profil du candidat

De formation administrative (Bac à Bac +2), vous avez une bonne connaissance de l’environnement des collectivités territoriales et de la réglementation liée à ce domaine. Idéalement vous avez une première expérience de secrétariat dans le domaine social. Vous êtes organisé, rigoureux et doté d’une bonne capacité d’analyse et de synthèse. Votre discrétion, votre esprit d’initiative et votre sens du service public seront des atouts majeurs dans la réussite de ce poste.

Prérequis : Maîtrise de l’outil informatique et des règles d'orthographe

Poste à pourvoir le

immédiatement