Contenu de l'offre Alternance : Alternance - Assistant(e) de direction junior (H/F/X) - Septembre 2022 chez Mars

Alternance - Assistant(e) de direction Junior (H/F/X) - Septembre 2022

Mars Wrigley Confectionery – 12 Mois à Haguenau (Proche Strasbourg)

Mars Internship Experience

Ta mission : 

Tu apporteras un support administratif à l’Assistante de Direction de Mars Wrigley Confectionery sur une partie de ses activités en matière de gestion du Comité de Direction Marché du site de Haguenau

Ta journée type :

Tu travailleras sur les grands axes de travail suivants :

Organisation

Contribuer à la gestion du calendrier annuel en facilitant l’organisation des réunions hebdomadaires, mensuelles et annuelles de l’équipe de Direction MWC

Tu es en charge de l’organisation matérielle : réservation des salles de réunion/configuration des salles de réunion selon les modalités qui seront communiquées

T’assurer en amont de chaque réunion du bon fonctionnement des équipements informatiques

Mettre à disposition du matériel de réunion

Contribuer à Identifier les lieux & infrastructures, pour chacune des réunions off-site du Comité de Direction, et des autres instances managériales qui en dépendent

Préparer pour l’Assistante de Direction l’intégralité des informations nécessaires pour communiquer le lieux, les horaires, les thématiques etc…

Gérer les demandes individuelles des membres du Comité de Direction (mise à disposition de salles de réunions, salles de conférences téléphoniques/teams, salles de conférence) pour les réunions avec leurs équipes respectives on-site et off-site

Communication :

Faire preuve d’extrême confidentialité dans la gestion d’informations sensibles auxquelles elle est amenée à avoir accès dans l’exercice de ses fonctions.

Apporter ton support à la mise à disposition du Comité de Direction des documents préparés par L’Assistante de Direction : présentations ou invitations en lien avec les différentes Réunions.

Contribuer à l’image de marque des équipes, de la Société et du Groupe en interne/externe

Participer à la création et mise à jour des documents communs d’information de chaque département : organigrammes, calendriers,…

Administration

être en charge de la liste d’émargement pour Compliance

Assurer le support du Comité de Direction pour la gestion des notes de frais et des voyages (selon le niveau de complexité)

Gérer efficacement le traitement de l’information « premier niveau » entrante (courriers, mails, appels téléphoniques) en en référant à l’Assistante de Direction qui en assurera la diffusion selon les critères de priorité, le niveau de diffusion dont elle seule sera décisionnaire

Diverses activités administratives : compte rendus, impressions de documents, …

Backup :

Durant l’absence de l’Assistante de Direction tu seras en charge d’assurer une partie du back dont : la gestion des agendas et l’organisation et réservation de voyages

Ton profil :

Tu es étudiant(e) de niveau Master 1 ou Master 2

Tu sais gérer les priorités

Tu as le sens des responsabilités

Tu fais preuve d'organisation et de rigueur

Tu es force de proposition et sais prendre des initiatives

Tu as une forte orientation clients (interne/externe)

Tu sais travailler en équipe

Tu as une bonne capacité à communiquer

Tu as un très bon niveau d'anglais