Assistant de Direction GCTO France F/H

Contenu de l'offre Assistant de Direction GCTO France F/H chez MSD FRANCE

Descriptif du poste:
L'assistant(e) apporte son support à l'équipe du département GCTO dans les domaines administratifs et elle a en charge par ailleurs des missions spécifiques liées à l'activité son département.

peut assurer des activités de coordination entre les différents services du département travaille en collaboration et coordination avec son environnement dans un esprit d'orientation client et sait contribuer au développement d'un bon esprit d'équipe au sein du département et vis à vis d'autres assistantes. assure le secrétariat du Directeur du département, et l’assiste dans la gestion administrative de sa Direction.

Selon son niveau d’expertise, peut prendre en charge des activités spécifiques dans le respect de la réglementation et des procédures du groupe.

maîtriser les systèmes informatiques et outils en place, avoir une bonne connaissance et respecter les procédures de la société ainsi que les règles de compliance et de confidentialité. Elle doit savoir alerter en cas de non-respect des règles et rappeler les bonnes pratiques.

Activités principales :

Domaines d'activités

Assistanat pour certaines activités de l'équipe des managers du département GCT Classement electronique de documents d'organisation du département, sous un format accessible au département et en coordonnant les règles de record management. Préparation ou coordination de la réception des informations nécessaires à la tenue des réunions du département Intégration et accompagnement des nouveaux arrivants avec formation aux outils informatiques internes Apport d'un support complémentaire à l'utilisation des applications spécifiques liées aux déplacements et aux notes de frais. Accueil téléphonique et prise de message selon les bonnes pratiques internes Suivi et/ou gestion de l'agenda Recueil et diffusion d'informations nécessaires au bon fonctionnement de l'équipe Achats / Comptabilité : maîtrise de l’outil ressource (COMET) Création de fournisseurs Achat de prestations (contrat fournisseurs, devis) Saisie de la commande Réception Logistique Organisation des réunions internes et externes (Réservation de salles, convocation/invitation, Matériel, Hébergement…) Coordination Organiser des réunions internes Préparer ou consolider des présentations Gérer et suivre les congés et les absences Initier et suivre les demandes d’achat de certains services Apporter une aide ponctuelle auprès d’un service en cas de besoin ou de surcharge Assurer le secrétariat classique du Directeur

- Servir de point de référence pour le département, et de point de contact vis-à-vis des autres divisions

Domaines d'activités spécifiques :

Interface avec les managers des sociétés prestataires dans la coordination des mouvements de prestation au sein du département

Participation à des Groupes de travail

Identification et formation de personnes relais en cas d'absence (back up)

Ces activités peuvent être complétées de besoins spécifiques liés à l'activité du département GCTO.

Profil recherché:
Proactivité, sens de l'initiative et organisation (gestion des priorités), rigueur Autonomie et capacité à alerter (charges de travail, délais, compliance) Très bonnes capacités de communication à l'oral et à l'écrit, en français et en anglais ( voir niveau ci dessous ) Sens du relationnel (managers, équipes, clients internes et externes) Confidentialité Disponibilité, adaptabilité, anticipation Maîtrise des outils bureautiques courants (Windows, Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et adaptation aux nouveaux outils Anglais : niveau minimum : oral bon (échanges téléphoniques, organisation de réunions ) et écrit (suffisant pour lecture/écriture de mails compte tenu de l'appartenance internationale MRL de l'entité)

Entreprise:
Qui sommes-nous?

Nous sommes connus sous le nom de Merck & Co., Inc., Kenilworth, New Jersey, USA aux États-Unis et au Canada et de MSD partout ailleurs. Depuis plus d’un siècle, nous inventons pour la vie, mettant au point des médicaments et des vaccins pour un grand nombre des maladies les plus éprouvantes au monde. Aujourd’hui, notre société continue d’être à l’avant-garde de la recherche afin d’offrir des solutions de santé novatrices et de faire progresser la prévention et le traitement des maladies qui menacent les gens et les animaux du monde entier.

Que cherchons-nous?

Dans un monde d’innovation rapide, nous cherchons des inventeurs courageux qui veulent avoir un impact dans tous les aspects de notre entreprise, permettant ainsi des percées qui auront une incidence sur les générations à venir. Nous vous encourageons à accroître la valeur de notre organisation en y apportant votre raisonnement perturbateur, votre esprit de collaboration et votre perspective diversifiée. Ensemble, nous continuerons à inventer pour la vie, à avoir une incidence sur la vie et à inspirer votre carrière.

INVENT.

IMPACT.

INSPIRE.