Assistant de direction Administration & Finances H/F

Contenu de l'offre Assistant de direction Administration & Finances H/F chez OPALY

Rattaché(e) hiérarchiquement à la Directrice Administration et Finances, il/elle l'assiste dans ses diverses missions et suit les dossiers confiés par la Direction.

PRINCIPALES ACTIVITES

Missions liées à l'administration générale :
Prépare les réunions du Conseil d'administration, du bureau et du Conseil de Concertation Locative (convocation, respect du calendrier juridique, dossiers supports et organisation logistique). Participe aux réunions de ces instances, en qualité de secrétaire, et propose les procès-verbaux de séance ainsi que les délibérations liées à son activité. Collecte les informations nécessaires à l'élaboration du rapport d'activité annuel interne de l'Office à présenter au CA et en assure la rédaction et la mise en page en veillant à la cohérence des données transmises. Elabore des notes de synthèse et des rapports d'analyse en fonction de l'actualité juridique de l'Office. Assure le suivi de la mise en œuvre des actions de management et / ou d'organisation du travail (exemples : recueil procédures, RSE, qualité …). Participe à l'organisation des élections des représentants des locataires au Conseil d'Administration de l'Office. Missions liées aux ressources humaines :
Assure le suivi du calendrier des réunions des IRP. Prépare les ordres du jour, les convocations et les dossiers afférents. Suit les absences syndicales. Organise et suit le parcours d'intégration des nouveaux salariés. Secrétariat classique :
Assure les tâches de secrétariat (frappe de courriers, gestion de l'agenda, filtrage des appels téléphoniques). Rédige et met en forme les courriers, les comptes rendus et tous documents de présentation. Support à l'activité du secrétariat de la direction générale en cas d'absence. Ces missions viennent s'ajouter au traitement des dossiers confiés en fonction de l'actualité de l'activité de la Direction.
Polyvalence et autonomie
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Esprit méthodique et rigoureux
Esprit d'analyse
Gestion des priorités et respect des délais
Sens de la confidentialité
Grande réactivité
Disponibilité (présence lors des réunions des instances en fin de journée)
Maîtrise du pack office

Des connaissances juridiques et de l'environnement du logement social seraient appréciées.