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Contenu de l'offre Office Manager H/F chez Optin Recrutement
Optin Recrutement recherche …Situé au coeur de Montpellier et rayonnant sur le Sud de la France, OPT'IN est un cabinet de recrutement spécialisé sur plusieurs pôles d'expertise :
- Expertise comptable
- Finance
- Immobilier
- Ingénierie
- Commercial & Tertiaire
- BTP
Depuis plus de 5 ans : accompagnement - proximité - engagement - simplicité !
OPT'IN, Cabinet de recrutement spécialisé, recherche pour le pôle culturel d'un grand groupe de la promotion immobilière et de l'architecture un Office Manager H/F pour deux de ses activités : une maison d'édition et une galerie « nomade ».
Les deux entités sont basées à Paris. Par souci d'efficacité et d'autonomie, le poste est basé au siège du groupe à Montpellier avec des déplacements mensuels à Paris au sein des
structures.
A ce poste, vos missions principales sont les suivantes :
1/ Gestion administrative & financière :
- Gestion de la comptabilité clients et prestataires en lien avec le cabinet comptable
- Edition de devis, factures, notes de droits d'auteurs
- Gestion des notes de frais, rapprochement bancaire/paypal, relance clients
- Suivi de la trésorerie
- Règlements et mise en paiement des factures fournisseurs
- Elaboration et actualisation des outils de suivi d'activité (tableaux de bord)
- Enrichissement du fichier de prestataires et clients via un CRM
- Classement et archivage numérique de la comptabilité
- Secrétariat et commande de fournitures
- Remise en banque
- Participation à l'élaboration des budgets, suivi des budgets
2/ Gestion RH/Social :
- Préparation des éléments de paie et des congés en collaboration avec le groupe
- Interlocuteur principal pour la médecine du travail/Afdas/URSSAF
- Commandes tickets restaurants
- Organisation ponctuelle de déplacements, d'événements internes/externes
3/ Administration de la boutique en ligne et des archives (Shopify) :
- Création de compte / ajout de nouveaux produits
- Gestion des commandes et du SAV
- Relation clients via emails et chat
- Préparation des fichiers de livraisons/routage pour l'expédition à chaque parution
- Rédaction des courriers de fidélisation
- Soutien à la prospection abonnées
- Définition des besoins de maintenance
- Dépôt complémentaire P4 en Poste
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