Assistant de Direction (H/F)

Contenu de l'offre Assistant de Direction (H/F) chez Orléans Métropole

Cadre d’emploi : Rédacteur territorial

Direction: Direction de la sécurité et de la tranquillité publique

Mission principale :

Au sein de la Direction de la Sécurité et de la Tranquillité Publiques, sous l’autorité des Directeurs et en collaboration avec les agents de la Direction, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.

Activités :

.1) Organisation de la vie professionnelle des cadres (Directeur de la Sécurité et Tranquilité Publique et Directeur de la Police Municipale) :
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadreRappeler des informations importantes et transmettre des messagesOrganiser les déplacements du cadreGérer le courrier du cadreÉtablir une relation de confiance avec le cadre
2) Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriersRéaliser la saisie de documents de formes et contenus diversOrganiser le classement et l'archivage des dossiersGestion et suivi des demandes d'indulgences
3) Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétentAdapter son discours en fonction de l'interlocuteurRecevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiquesGestion du courrier entrant et sortantGestion des fournitures de la Direction
4) Organisation et planification des réunions :
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre et les élusRespecter les délais de transmission de documents avant les réunionsPrendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
5) Suivi administratif de la Police Municipale :
Cartes professionnellesAgréments préfecture et procureur(e)Demande de port d'arme
6) Suivi et traitement de la réponse aux usagers :
Analyser quotidiennement les demandes des usagers relatives à la Direction de la sécurité et de la tranquillité publiquesCollecter des éléments de réponse auprès des agentsMise en parapheur et suivi des réponses dans les logiciels Ixbus et Maarch
7) Suivi des activités de la direction :
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service : rapports judiciaires (procès-verbaux anti-bivouacs, poubelle à demeure,...), les ivresses publiques manifestesSuivi des statistiques d'activité liées au traitement des rapports judiciaires
8) Liens transversaux avec le SAR Comptabilité et RH :
Suivi Formation des Policiers Municipaux et de la Direction en général en appui auprès de l'adjoint au Directeur chargé de la formationSuivi achat/budget du service en appui auprès de l'adjoint au Directeur chargé des achats
9) Appui transversal / Missions polyvalentes en lien avec l'assistant(e) de direction :
Former un binôme entre assistant(e)s de directionParticipation à la continuité du service en l'absence de l'assistant(e) de directionAppui régulier au coordonnateur administratif sur des missions de secrétariat

Compétences requises :

Savoirs :
Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité et des procédures administrativesRègles de l'expression orale et écrite de qualité Techniques de secrétariat

Savoirs Faire :
Utilisation Internet / IntranetÉlaboration de tableaux de bord et outils de planification et de suiviMaitrise du Pack Office et des logiciels IXBUS, ECVRH, Maarch. Travail en équipe

Savoirs être :
DisponibilitéRespect des obligations de confidentialité et de discrétion

Horaires : Temps de travail annuel : 1607 heures
Horaires : 39h/semaines avec RTT
Lieu de travail : L'hôtel de Ville
Place de l’Étape
45000 Orléans

Renseignements auprès de : Pascal DESUERT -

Clôture des inscriptions : 26/03/2021