Assistant de direction (h/f)

Contenu de l'offre Assistant de direction (h/f) chez Orléans Métropole

Cadre d’emploi : Adjoint administratif territorial

Direction: Direction des Sports et Loisirs

Mission principale :

La direction des sports met en oeuvre la politique sportive pour tous et la politique sportive de haut niveau. Ainsi, elle gère la planification, l’entretien, la rénovation et la construction des équipements sportifs d’Orléans (gymnases, stades, piscines, parcours de running, base de loisirs…). Elle développe le sport pour chacun et le sport santé en lien avec les éducateurs sportifs et les clubs et associations du territoire. Elle aménage le territoire dans sa compétence, accompagne et gère des manifestations sportives. Enfin la direction participe au rayonnement du territoire grâce à sa politique d’appui du sport de haut niveau et la mise en oeuvre du projet Terre de jeux, dans le cadre de la préparation des JO 2024.

Rattaché(e) à la Direction des Sports, vous apportez une assistance solide et permanente au Directeur et aux élus en matière d’organisation professionnelle, et à ce titre :
les accompagner dans la planification et dans la préparation de leurs engagements professionnels,assurer l’accueil et l’information de leurs interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie et de réserve,apporter un premier niveau de réponse et contribuer à la bonne circulation de l’information,suivre les activités de la direction et piloter certains dossiers en autonomie.

Activités :

Activités transverses
Secrétariat :Traiter et rédiger des courriers/mails, des notes, des documents à destination interne ou externe,Assurer la circulation des parapheurs, courriers, notes,Assurer la gestion des boites mails dont il/elle a accès (Directeur & Elus)Organiser les agendas, les prises de rendez-vous et l'organisation des réunions en fonction des priorités (préparer les dossiers liés aux rdv du directeur et de l’élu),Préparer des réunions/événements : préparation des dossiers, organisation matérielle, création de PPT,Assurer un appui logistique sur diverses missions : commandes et gestion des fournitures, demandes au patrimoine…,Maitriser les logiciels métiers,Préparer, gérer et suivre les dossiers.
Accueil/Communication :Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité,Filtrer les appels et orienter les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse et en s’assurant de relayer la demande à l’interlocuteur en capacité de les fournir,Assurer la circulation de l’information dans la direction/services,Rappeler les informations importantes et transmettre les messages.
Polyvalence :Apporter un appui en cas d’absence d’un(e) assistant(e) sur les missions de secretariat et d’accueil pour garantir une continuité de l’activité.
Activités spécifiques :
Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendu de réunions,Organiser les déplacements du directeur ou de la directrice et de l’élu,Accueillir les stagiaires.

Compétences requises :

SAVOIRS/CONNAISSANCES
Maitriser les outils bureautiques et outils collaboratifsConnaitre les applications informatiques métiersMaitriser les techniques de classement et d’archivageMaitriser les techniques de secrétariatConnaitre le fonctionnement de la collectivité (organigramme, missions, circuits et procédures)Connaitre le vocabulaire professionnel du service
SAVOIR ETRE
Avoir le sens du travail en équipeAvoir de la rigueur et de la fiabilitéS'adapter et être polyvalentEtre discret et avoir le sens du devoir de réserveEtre réactif – savoir travailler dans l’urgenceEtre autonome
SAVOIR FAIRE
Maitriser les techniques d’assistanat, de secrétariat et de communicationSavoir gérer les prioritésRespecter les délais gérer les urgencesAssurer une bonne transmission de l’informationSavoir prendre des initiativesProduire un travail rapide, fiable et de qualitéSavoir rendre des notes, rédiger des comptes rendusSavoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs

Horaires : 39h00 par semaine avec RTT

Renseignements auprès de : SOPHIE FERKATADJI - 02.38.79.22.33

Clôture des inscriptions : 19/05/2021