Assistant de Direction / Office Manager

Contenu de l'offre Assistant de Direction / Office Manager chez Orolia

aA propos d'Orolia :

Fondé en 2006, fort d’une équipe de plus de 430 collaborateurs en Europe, aux Etats-Unis et en Asie, Orolia poursuit sa croissance et réalise aujourd’hui un chiffre d’affaires de 110 M€.

Mission globale :

Orolia fournit des équipements et systèmes électroniques de précision permettant de déterminer en toutes circonstances « où et quand » des personnes, véhicules, aéronefs, navires ou événements critiques se situent.

Orolia est un groupe de haute technologie spécialisé dans les solutions de positionnement, de navigation et de temps (PNT) précises, robustes et fiables pour l'aérospatial, le maritime, les marchés de la défense et des infrastructures critiques.

A propos du poste :

L'office manager assure l'interface entre les différents services de l'entreprise, mais également avec l'extérieur.

Tâches et Responsabilités :

Exploitation du site et de ses équipements Assurer l’entretien et la maintenance courante des installations par l’élaboration, la mise en place et le suivi des programmes de maintenance. Proposer des travaux d’amélioration des aménagements (maintenance, remplacement, travaux neufs etc.), élaborer les devis et les soumettre à la direction. Veiller à la maîtrise des coûts (consommation d’énergie, gestion des déchets, etc.). Finaliser les rapports d’exploitation du site et assurer les reportings techniques et commerciaux auprès des clients ainsi que de la direction. Gestion du courrier Accueil et renseignements visiteurs (clients, partenaires, fournisseurs, prestataires...)

Application des réglementations Proposer et mettre en œuvre toutes mesures correctives aux fins de respecter les obligations légales, réglementaires ou contractuelles. Faire strictement appliquer la législation en matière d’hygiène et de sécurité et la mettre en œuvre pour que soient assurées à tout moment la santé et la sécurité du personnel. Conseiller la direction sur des actions de prévention, sécurité, hygiène et santé au travail. Élaborer, faire approuver et appliquer les plans de prévention. Garantir le respect de la réglementation environnementale au niveau des installations et des activités de l’entreprise

Gestion des prestataires Établir le cahier des charges des prestations et gérer les appels d’offres en collaboration avec le service sourcing Vérifier l’adéquation entre le contrat ou le cahier des charges et les contrats de sous-traitance. Suivre et contrôler les contrats sous-traités et la qualité du service

Réponses aux besoins dessalariés Recueillir les besoins spécifiques des salariés de l’entreprise en termes d’environnement de travail et apporter des solutions adaptées. Aménager les espaces de travail et suivre les prestations apportées. Communiquer auprès des occupants et de la direction sur les interventions et changements. Sensibiliser les occupants aux pratiques éco-responsables : économie d’énergie, lutte contre le gaspillage, etc.

Support administratif aux projets de subvention européenne Reporting (budget, heures, déplacements, facturation…) Gestion documentaire (archivage, numérisation, …)

Savoir Faire :

Être familier avec l’utilisation d’un ERP et d’outils bureautiques (outlook, Excel…). Maîtriser le mode projet Avoir de bonnes bases en anglais tant à l’oral qu’à l’écrit est indispensable (communications avec les fournisseurs, accueil visiteurs… essentiellement par email, occasionnellement par téléphone ou en présentiel)

Savoir être :

Réactif, rigoureux, souriant, flexible, esprit d’équipe, résistant à la pression/stress (fin de mois) Sens du service très développé

Niveau d’études :

(Bac+2 Administration / logistique ou équivalent) ou (Expériences suffisantes)