Office Manager (H/F)

Contenu de l'offre Office Manager (H/F) chez PALAIS DES THÉS

Office Manager (H/F)

Rattaché(e) à la Direction des Ressources Humaines, et en lien avec l'ensemble des services de l'entreprise, vos missions principales seront de :

- Accueillir les visiteurs et prendre en charge les appels téléphoniques entrants

- Assurer et coordonner la gestion opérationnelle des services généraux du siège social

- Apporter une assistance à l'ensemble des fonctions de l'entreprise

- Être garant de l'image de l'entreprise

- Faire remonter tous dysfonctionnements

Vous serez notamment en charge de :

- Réceptionner et transmettre les communications téléphoniques

- Accueillir et orienter les visiteurs

- S'assurer de l'entretien et de la bonne tenue des locaux, en s'appuyant notamment sur les équipes de nettoyage et de maintenance,

- Contacter et accueillir les prestataires extérieurs (plombier, électricien, etc.)

- Veiller au respect des consignes de sécurité et de bonne tenue des locaux par les employés du site

- Assurer la réception et le traitement des demandes d'achats (consommables, etc.)

- Distribuer les courriers reçus, affranchir et poster les courriers envoyés

- Gérer l'envoi et la réception des colis par coursiers

- Rédiger des documents (e-mails, courriers, notes de frais…)

- Gérer les plannings et veiller à la bonne tenue des salles de réunion, de convivialité et de sport

- Assister les services sur diverses tâches (préparer les dégustations de thés, envoyer des commandes d'échantillons, organiser les voyages professionnels, etc.)

- Contrôler et valider les factures relatives au siège social et aux envois de courriers et colis

- Assurer la gestion et le suivi des moyens de paiement du siège

- Participer à l'amélioration continue

Profil recherché :

De formation minimum Bac + 2, vous avez impérativement une expérience confirmée sur une fonction similaire.

Vous êtes reconnu (e) pour votre aisance relationnelle, votre polyvalence, votre adaptabilité, votre autonomie, votre rigueur et vos capacités rédactionnelles.

Compétences :

- Maîtrise du Pack Office

- Bon niveau d'Anglais

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