Assistant de Direction Anglais - (F/H)

Contenu de l'offre Assistant de Direction Anglais - (F/H) chez Pehia

Pehia, première marque mondiale d’assurance d'équipement médical, accompagne et conseille plus de 10'000 clients dans 64 pays du monde. Nous recherchons dans le cadre du développement de notre activité en France, un Assistant de Direction Anglais - (F / H).

POSTE

Secrétariat :

Assurer un accueil téléphonique de qualité auprès des interlocuteurs internes et externesAccueillir les candidats ou visiteurs ayant un rendez-vous individuel ou collectif dans les locauxApporter toute forme d’aide et de support logistique aux visiteursAssurer l’interface avec les partenaires externes (académiques, partenaires, prestataires…)

Planning :

Gestion de l’agenda du ManagerPlanification et organisation des réunion, visio-conférences et conférences téléphoniques internes et externes en coordination avec les autres assistantesConfirmer les rendez vous et assurer la réservation de salle(s)Assurer l’impression ou la mise à disposition du matériel nécessaires pour chaque rendez vous individuel ou réunion

Organisation événementielle :

Organisation des voyages : réservation des vols, hôtels, transferts et préparation des documents de voyage (feuille de route, liste de contrôle, visa…)Participer à l’organisation des évènements internesGérer l’organisation des séminaires d’équipe

Suivi administratif :

Mise à jour des bases de donnéesClassement et archivage des documentsGestion des notes de frais, remboursements, factures, devises, contratsSuivi du budgetGestion des mouvements du personnelGestion des besoins IT de l’équipeEnvoi de DHL

Contribution à la vie de l’équipe :

Préparation de l’agenda des réunions hebdomadaires de l’équipeRédaction des comptes-rendus des réunions d’équipeCommande de fournitures, plateaux-repasRenouvellement des cartes de visiteGestion du courrier interne, arrivée/départLogistique vie de l’équipe (déménagement, matériel…)

QUALIFICATIONS

Compétences requises :

HardSkills

Formation en secrétariat de direction ou d’équipeMaîtrise professionnelle des outils bureautiques (Outlook, Powerpoint, Excel, Word)Qualité de la communication écrite (orthographe, syntaxe)Qualité de la communication orale (convivialité sans familiarité, discrétion)Maîtrise de l’anglais (oral et écrit) indispensable pour ce poste à forte dimension internationale

Soft skills

Bonne présentationOrganisation personnelleSens de l’accueil et du service ClientCapacité à interagir et à s’adapter à des interlocuteurs de haut niveau de responsabilité et nationalités différentsBonne aisance relationnelle et goût du travail en équipeDiscrétion : assurer la confidentialité des informations portées à sa connaissanceRigueur et respect des procédures mises en placeMotivé(e) par l’acquisition de nouveaux savoirs dans le mécénat d’entreprise

Type d'emploi : Temps plein, CDI