Secrétaire de Direction et des Affaires Médicales en Alternance H/F

Contenu de l'offre Secrétaire de Direction et des Affaires Médicales en Alternance H/F chez Pigier Performance Nice

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Activités principales :
Le/la secrétaire de la Direction des Ressources Humaines et des Affaires Médicales assiste les Directeurs des Ressources Humaines et des Affaires Médicales et les Attachés d'administration du service dans l'ensemble de leurs attributions et missions.

Activités spécifiques
Assistant des Directeurs des Ressources Humaines et des Affaires Médicales, il/elle :
- Gèrer les agendas et organiser les déplacements des DRH (ordre de mission, billets de train...)
- Assurer l'organisation des réunions et RDV périodiques avec l'ensemble des acteurs (réunions du service, réunions mensuelles avec chaque organisation syndicale, avec chaque pôle, avec le service de santé au travail, etc.) et préparer l'ensemble des documents et éléments d'analyse
- Assurer l'organisation des RDV des agents auprès des DRH ou des attachés d'administration
- Assurer la frappe des documents et leur mise en forme (courriers, notes, rapports)
- Assurer l'interface téléphonique : répond, filtre et oriente les appels téléphoniques en fonction de leur nature et de leur importance
- Organiser l'accès des visiteurs extérieurs en lien avec l'équipe d'accueil de l'établissement.

Secrétaire du Comité d'Établissement, il/elle :
- Préparer en lien avec le DRH les convocations, l'ordre du jour du CRE et les documents préparatoires à chaque séance. Il/elle les met en forme, et les envoie dans les délais règlementaires
- Rédiger le procès-verbal et les avis
- Assurer un suivi des points inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour
- Mettre à jour la composition de l'instance au fur et à mesure des mouvements
- Préparer le calendrier annuel de l'instance, en lien avec le secrétariat de la DG
- Participer à la coordination des instances avec le secrétariat de la DG.

Assiste l'attaché d'administration sur l'organisation administrative des concours :
- Planifier et organise avec l'attaché d'administration toutes les étapes des concours prévus chaque année, notamment la mise en place des épreuves et la constitution des jurys
- Assurer la réception et vérifier les candidatures dans le respect des règles juridiques
- Assurer les correspondances nécessaires (accusés de réception, convocations, résultats) pour le bon déroulement des concours.

Assure la gestion des grèves :
- Après décision du DRH ou de l'attaché, mettre l'information du service minimum auprès de l'encadrement
- Réaliser le recensement des grévistes en lien avec la cellule de gestion du temps de travail, et assurer la remontée d'information aux interlocuteurs concernés

En collaboration avec l'assistant de direction de la DS, il/elle :
- Organiser la continuité de l'accueil physique et téléphonique au sein de la DRH/DS/DAM
- Gèrer le courrier entrant et sortant, trie le courrier de la DRH et en assurer l'enregistrement
- Remplacer l'assistant de la Direction des soins en son absence
- Collaborer avec le service accueil, standard, guichet unique
- Assurer la gestion des stocks et des commandes de fournitures et consommables du service.