Office manager

Contenu de l'offre Office manager chez PRYNCEPS

CDINous recherchons pour la filiale France d’un laboratoire pharmaceutique spécialisé en oncologie :

OFFICE MANAGER (H/F)

Missions :

Etre un appui administratif et comptable au Directeur France.Coordonner, organiser et représenter la société auprès des parties prenantes internes et externes (collaborateurs, clients, fournisseurs) sur les aspects administratifs et comptables.Coordonner les activités comptabilité et finance et veiller au respect de la réglementation française et aux normes du Groupe.

Responsabilités et Activités :

FINANCE

Comptabilité :Saisir et classer les factures fournisseurs.Suivre les bons de commandes et bons à payer.Etablir mensuellement les provisions et charges constatées d’avance.Préparer mensuellement les paiements fournisseurs.Calculer mensuellement la provision de remboursement. Emettre les factures d’inter-compagnies.Coordonner et participer à la clôture comptable mensuelle, trimestrielle et annuelle.Analyser le bilan et compte de résultats via un rapport mensuel.Gérer les impayés/relances clients.Vérifier les déclarations fiscales,sociales, TVA…Participer à la révision mensuelle de la trésorerie.Coordonner l’information et réunions avec les CAC.S’assurer du respect des échéances par l’équipe comptable.Collaborer avec le coordinateur des services généraux et RH sur les informations administratives nécessaires (congés, bonus…). Gestion budgétaire et comptabilité analytique :Participer à l'établissement du budget annuel.Vérifier les imputations comptables selon la comptabilité analytique en vigueur.Préparer et diffuser des tableaux de bord mensuels sur la paie, les charges sociales, les frais professionnels et les factures de location (auto et téléphonie). Activités annexes :Interface avec les partenaires externes (comptables, administration fiscale, avocats, banque...), et internes (Directeur France, Direction Finance siège). Préparer des projets de procédures internes si besoin, coordonner leur validation, veiller à leur mise en place et garantir leur respect.Préparation du rapport mensuel pour le co-gérant.Collecter les attestations et KBIS des nouveaux fournisseurs.

OFFICE MANAGEMENT

Benchmarking et sélection des fournisseurs du périmètre des missions supports et administratives.Préparation et suivi des IFR pour les Services Généraux.Veiller au bon entretien des locaux, relations avec le propriétaire……Recueil des besoins, commande des fournitures et cartes de visite, gestion des stocks.Participation à l’organisation logistique des réunions internes (ex : sales meeting…).Accueil des visiteurs, des fournisseurs et des clients. Relation avec les prestataires.Réception et répartition du courrier.

VENTES

Garantir l’interface avec le service clients, Directeur France et prestataire pour les appels d'offres et marchés négociés. Classement des dossiers.Suivi des ventes avec le Directeur France.

JURIDIQUE

Assurer le respect du formalisme des contrats fournisseurs selon la politique du Groupe. Assurer l’interface avec la Direction Juridique siège et le prestataire pour l’établissement des PV d’AG.Contacts avec les avocats pour les litiges sociaux. Prérequis pour le poste :Socle solide de connaissances en finance, comptabilité (clients / fournisseurs), droit, fiscalité, audit, contrôle de gestion.Une bonne maitrise de l’anglais. La pratique de l’espagnol serait un plus.Maitrise du Pack Office dont une bonne maitrise d’Excel. Expérience professionnelle :Expérience dans le secteur de l’industrie pharmaceutique souhaitable.

COMPETENCES ET APTITUDES ESSENTIELLES

Pragmatisme et rigueur. Capacité à respecter des procédures.Excellentes qualités relationnelles et sens de la communication. Sens de la négociation.Capacité à anticiper les conséquences économiques et financières des activités. Esprit de synthèse.Aptitude à gérer des sujets très différents, grandes capacités d'organisation, d’adaptation et de réactivité. Bonne résistance au stress et au respect de délais.Diplomatie, discrétion et confidentialité.Capacité à travailler en équipe et en autonomie

Poste en CDI, basé dans le 92

Si vous êtes intéressé(e), merci par avance de faire parvenir votre CV+ lettre de motivation par mail