Assistant de direction(H/F)

Contenu de l'offre Assistant de direction(H/F) chez Région Normandie

Caen (14) Temps plein, CDI Le Cabinet du Président assure une information et un conseil efficace aux Elus dans leurs décisions et arbitrages attendus.
Il prépare les interventions et déplacements du Président et des Elus sur la base des éléments recueillis auprès des services et conformément aux arbitrages rendus.
Il contribue à la mise en oeuvre des arbitrages rendus et décisions prises compte-tenu du contexte, de la politique régionale et des lignes directrices de l'action de l'Administration.
Il favorise les relations entre les Elus et l'Administration en assumant une fonction de relais.
Il assure le secrétariat particulier du Président et le lien avec les agendas des Elus dans le cadre de leurs représentations respectives et des contraintes individuelles et collectives.
Il garantit des réponses adaptées et réactives à toutes les sollicitations attribuées au Cabinet.
Il assurer un accueil et une orientation physique et téléphonique.
Il participe à la définition de la stratégie de communication de la Région.
Il gère l'organisation et l'animation de manifestations et événements à l'initiative ou menés en partenariat avec la Région.

Au sein du Cabinet, l'assistant(e) de direction assiste et apporte une aide permanente au Président en termes d'organisation professionnelle, de gestion, d'information, de suivi des dossiers, gestion de la boite mails du Président, gestion du quorum des réunions officielles.
Il/elle assure l'accueil des invités du Président.

Sous l'autorité du Chef de Cabinet :
Gestion de la boite mails du Président Gestion des demandes de rendez vous (enregistrement, validation DIRCAB, faire les accusés de réception et notes de transmission, diffusion aux personnes déléguées, suivi et relance, mise à jour OSCAR) Accueil des invités du Président Assurer les appels téléphoniques : analyser les demandes, filtrer, traiter, orienter, suivre, proposer, trouver des solutions; sollicitations régulières du standard. Sous l'autorité du Chargé de projets :
Suivi des interventions des élus de la majorité Suivi du quorum Désignation des élus représentant le Président dans les comités ou syndicats Gestion des organismes extérieurs en cas d'alerte sur le quorum Connaître l'organisation de la collectivité et d'un cabinet Maitrise des outils bureautiques et des logiciels Appliquer les règles d'une expression orale et écrite de qualité Respecter les obligations de réserve, de discrétion et de confidentialité Faire preuve d'adaptabilité et de réactivité Capacité d'écoute active Etre capable de gérer les situations liées aux contacts humains