CDI - Executive Assistant W/M - Assistant(e) de Direction H/F

Contenu de l'offre CDI - Executive Assistant W/M - Assistant(e) de Direction H/F chez Salomon

CDI - Executive Assistant W/M - Assistant(e) de Direction H/F

We are looking for an Executive Assistant W/M to:

Assist the Executive Board members (or a department director) on assigned tasksin order to enable good organization and efficient functioning of a department
Be the representative of your managers externally and towardsother members of the Executive Board

You will work in close collaboration with the Executive team, Corporate, Department Managers and employees.

You will report directly to the Finance or IT Leadership team.

Main Activities:

Assist the Executive Board members/department director
Guaranteeservice excellence (welcoming by phone or physical reception) among internaland external parties
Respond to requests and/or transmit to the appropriate person
Updatedocumentation during team meetings
Provide general administrative support, calendar management, booking flights and hotels



Provide administrative support to the Finance or IT department
Prepare and supervise the department’s budget (follow-up of invoices and budgetary imputation)
Organize teams’ seminars and trips
Supervise purchase requests/invoices in the department and input it in the information system
Manage and updatedatabases ensuring information is correct(computer and physical)


Lead projects autonomously
Be awareand actively involvedinbusiness activities
Represent the Executive Board or Department Director externally

Directement rattaché(e)aux membres du comité de direction, notre futur(e) Assistant(e) de DirectionH/F,aura pour missions de :

Assister desmembres du comité de direction ou un directeur de service dans ses missions afin de permettre la bonne organisation et l’efficacité du fonctionnement d’un département
Assurer un rôle de représentation auprès d’interlocuteurs externes institutionnels / à l’entreprise et des autres membres du comité de direction.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes du direction,corporate, managers, salariés.

Activités principales:

Assister un membre du comité de direction ou un directeur de service dans son rôle
Préparer, faciliter la gestion des dossiers du N+1
Assurer le premier niveau d’accueil et de service (téléphone, physique, contacts informels) en interne et en externe; analyser les demandes et apporter un premier niveau de réponse et / ou transmettre à la personne appropriée
Mettre à jour le document de suivi lors des réunions de l’équipe
Support administratif général, la gestion du calendrier, la réservation de vols etd'hôtels



Organiser administrativement le service
Préparer et suivre le budget du service (suivi des factures et imputations budgétaires)
Organiser les séminaires et les voyages de l’équipe
Suivre les commandes/ factures du service et saisir dans le système d’information
Maintenir une bonne gestion de la bibliothèque de données (informatiques et physiques)


Piloter en forte autonomie des projets liés à l’activité
Etre impliqué fortement dans le business
Rendre compte auprès d’interlocuteurs externes, effectuer un rôle de représentation de la Direction Générale en externe



Qualifications

Required:5 to 7 years of professional experience in an assistant or administrative management function

Education:2 year degree course

Foreign Language(s):fluency in English and French

IT Skills:good command of Microsoft Office

Specific Skills:

confidentiality and discretion

good social skills, excellent written communication skills

organized, flexible,ability to be concise, rigorous

proactive, reactive and calm in stressful situations

capacity to analyse documentation,and prepare presentations

Expériences requises:5 à 7 ans d’expérience professionnelle dans une fonction d’assistanat ou de gestion administrative

Enseignement:Bac + 2

Langue(s) étrangère(s) : anglais et français courant

Compétences informatiques: matrîse du Pack Office

Compétences spécifiques:

confidentialité et discrétion

bon relationnel, excellentes aptitudes à la communication écrite

organisé, flexible et capacité à être concis(e), rigoureux(euse),

proactif(ve) etréactif(ve)

calme en cas desituationstressante

capacité à analyser un document, àfaire des synthèses et àpréparer des présentations

Additional Information

Permanent Contract, Full Time

Job based inAnnecy (74), FRANCE

Contrat en CDI,Temps plein

Poste basé à Annecy (74), FRANCE

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