Assistant de direction funéraire à 50% (temps non complet) (h/f)

Contenu de l'offre Assistant de direction funéraire à 50% (temps non complet) (h/f) chez Syndicat intercommunal funéraire de la région parisienne (75)

L’assistant.te de direction funéraire apporte un soutien administratif à la direction funéraire du Syndicat Intercommunal Funéraire de la Région Parisienne (SIFUREP).
L’assistant.te participe au développement des compétences du SIFUREP, de la centrale d’achate et à l’organisation d’événements.
L’assistant.te de direction funéraire prend en charge la gestion funéraire d’un cimetière transféré au SIFUREP, le cimetière communal de VILLETANEUSE.

1- Activités d’assistanat

L’assistant.te apporte un soutien administratif et notamment :
La tenue administrative des dossiers de comité, de commissions et des différents actes (arrêtés décisions, marchés) :La préparation des affaires des comités,La constitution des dossiers à la demande, classement, archivage et contrôle de conformité administrative des dossiers reçus,La préparation et le suivi des documents en signature,L’envoi des courriers et recommandés,L’organisation des dossiers papiers et numériques,
L’organisation des rendez-vous, tenue des agendas et le suivi des planning, mobilisation des ressources, préparation des réunions,
Il (elle) assure l’accueil téléphonique et suivi des mails pour la direction funéraire.

2- Activités de gestion

Il (elle) participe au suivi de la centrale d’achat, : rédaction des courriers, circulaires, lettres d’information, suivi des adhérents, envoi des dossiers d’adhésion, participation à l’organisation des événements, élaboration des décomptes, fiabilisation des données contacts.
Il (elle) participe aux actions de développement (SEPF, conventions, compétence cimetière) et au suivi des titulaires/délégataires, suivi de l’exécution des marchés et des DSP : RDV, suivi des dossiers, relances, 1er niveau d’information.
Il (elle) participe à l’organisation des petits déjeuners, du colloque et différents événements (journées du patrimoine, temps mémoire …) : envoi des invitations, circulaire, gestion fichiers, relance inscriptions, suivi participation, envoi documentations post événement.

Il (elle) participe à l’organisation de l’enquête annuelle : circulaire, relances, contacts villes.
Il(elle) apporte des réponses aux questions juridiques simples posées par les adhérents aux syndicats et à la centrale d’achat.
Il (elle) assure la gestion administrative des concessions funéraires du cimetière communal transféré de Villetaneuse :
L’accueil téléphonique des familles, opérateurs funéraires,La préparation des actes du plan de reprise,L’enregistrement du courrier,La constitution des lettres de relance et de reprise,L’organisation des convois et achats de concessions en relation avec les agents du SIFUREP,Le suivi des interventions d’entretien en relation avec les agents du SIFUREP,Le suivi des achats et renouvellement des concessions, élaboration des décisions funéraires,Gestion des achats et renouvellements de concessions,La rédaction de réponses aux sollicitations des familles,Le suivi des contrats.
Il(elle) élabore les bons de commande de la direction funéraire.

Profil du candidat

Savoir :
Contexte collectivité territorialesConnaissance état civil et funéraireConnaissance marchés publics et actes administratifs
Savoir faire :
Capacités rédactionnelles : CR, lettres, mailsMaitrise des outils bureautiques et plus généralement informatiques et des logiciels métierGestion de planningCommunication orale et écrite
Savoir être :
Rigueur, fiabilitéRéactivitéDisponibilitéCapacité d’initiative, curiositéAptitude au travail en équipePrise en compte des contraintes des services

Poste à pourvoir le

01/09/2018