Assistant de direction funéraire (h/f)

Contenu de l'offre Assistant de direction funéraire (h/f) chez Syndicat intercommunal funéraire de la région parisienne (75)

Paris 12e (75) CDI Rattachée à la directrice funéraire du Syndicat Intercommunal Funéraire de la Région Parisienne (SIFUREP), l’assistant.te funéraire fait partie d’une équipe de 3 personnes. 1.Activités d’assistanat : Il/ elle apporte un soutien administratif et notamment : - La constitution/ préparation des dossiers à la demande, - L’organisation des rendez-vous, tenue des agendas et le suivi des planning, mobilisation des ressources, préparation des réunions, - le suivi des mails pour la direction funéraire. - les travaux de reproduction et de packaging de la documentation, - la fiabilisation des données contacts dans le CRM, 2.Activités de gestion : Il/ elle participe à la gestion administrative de la direction funéraire : - La rédaction et mise en forme de supports écrits et suivi des visas / signatures : actes, courriers, circulaires , présentations, supports évènementiels, rapports, affaires, etc - La tenue administrative des dossiers et différents actes (arrêtés décisions, délibérations), - Le classement et contrôle de conformité administrative des dossiers reçus, - L’ archivage, l’organisation des dossiers papiers et numériques, - La préparation des évènements, réunions ; bureaux et comités (fiche navette, organisation logistique), - La préparation des bons de commande et suivi des dépenses pour la direction funéraire, réalisation des décomptes, - Relations avec les villes adhérentes, opérateurs funéraires (niveau 1) : qualification des demandes, prise en charge de la demande et accusé réception. Il/ elle participe à l’organisation et au suivi de la centrale d’achat : suivi des adhérents, envoi des dossiers d’adhésion. Il/ elle participe au contrôle de dossiers administratifs relatifs à l’exécution des DSP en prenant en charge le contrôle mensuel de la délégation du service extérieur des pompes funèbres. Il/ elle participe aux actions de développement (SEPF, conventions, compétence cimetière) et au suivi des titulaires/délégataires, suivi de l’exécution des marchés et des DSP Il/ elle participe à l’organisation des petits déjeuners, du colloque et différents événements (journées du patrimoine, temps mémoire …) : envoi des invitations, gestion fichiers, relance inscriptions, suivi participation, envoi documentations post événement, statistiques. Il/ elle participe à l’organisation de l’enquête annuelle : relances, contacts villes. Il/ elle apporte des réponses aux questions juridiques simples posées par les adhérents aux syndicats et à la centrale d’achat. Il/ elle assure la gestion administrative des concessions funéraires du cimetière communal transféré de Villetaneuse : - L’accueil téléphonique des familles, opérateurs funéraires, - Relation avec les familles, opérateurs et agents de terrain, - Organisation et supervision des convois funéraires et exhumations, - La préparation des actes du plan de reprise, - L’enregistrement du courrier, - La constitution des lettres de relance et de reprise, - L’organisation des convois et achats de concessions en relation avec les agents du SIFUREP, - Le suivi des interventions d’entretien en relation avec les agents du SIFUREP, - Le suivi des achats, des factures, - Gestion des renouvellement des concessions, élaboration des décisions funéraires, - La rédaction de réponses aux sollicitations des familles, - La rédactions des courriers s/couvert N+1, - Le suivi des contrats.

Profil du candidat

Savoir : - Contexte collectivité territoriales - Connaissance état civil et funéraire - Connaissance marchés publics et actes administratifs Savoir faire : - Capacités rédactionnelles : CR, lettres, mails - Maîtrise des outils bureautiques et plus généralement informatiques et des logiciels métier - Gestion de planning - Communication orale et écrite Savoir être : - Rigueur, fiabilité - Confidentialité - Réactivité - Disponibilité - Capacité d’initiative, curiosité - Aptitude au travail en équipe - Prise en compte des contraintes des services

Poste à pourvoir le

15/01/2020