Assistant de direction H/F

Contenu de l'offre Assistant de direction H/F chez TOIT ET JOIE

Paris (75) CDD 26 000 € - 28 000 € par an

Fondée en 1957, Toit et Joie – Poste Habitat intervient en tant qu'opérateur du logement social dans toutes ses dimensions pour répondre aux attentes des ménages, des collectivités territoriales et des réservataires.
Notre entreprise est présente en Ile-de-France (siège social à Paris), en région PACA, Rhône-Alpes et en Normandie. Avec 15 000 logements et près de 300 collaborateurs, elle est aujourd'hui un acteur important du secteur HLM.
Depuis 10 ans, elle mène une politique sociale et culturelle engagée au sein des territoires où elle est implantée et au plus près des habitants.

Aujourd’hui, dans le cadre d'un remplacement, Toit et Joie recrute un Assistant technique polyvalent (H/F) en CDD d'une durée de 6 mois.

Vos missions principales seront les suivantes:

Secrétariat de la Direction du Patrimoine et de la Politique de la Ville

Gérer l’agenda du responsable de pôle (prise de rendez-vous, organisation des réunions et des déplacements…) et les communications téléphoniques (réception, filtrage, orientation, qualification …), Trier et distribuer l’ensemble du courrier quotidien du pôle, assurer les réponses et le suivi des échéances; Aider à la préparation de l’ensemble des rencontres avec les fournisseurs (préparation des ordres du jour, convocation, compte rendu); Assurer l’assistance du chargé de travaux dans la gestion de ses dossiers (préparation des documents normalisés aux différentes étapes d’une opération de travaux, rédaction de notes et autres documents administratifs, relance des fournisseurs en cours de chantiers…);

Outils et procédures internes pôle travaux et contrats

Formuler des propositions d’optimisation et d’amélioration des outils internes (outil de suivi des plannings de travaux, rédaction de procédures internes…) Concevoir, établir et mettre à jour des tableaux de bord Rédiger des notes et rapport;

Assistance et pilotage

En l’absence de l’assistante de direction, assister le directeur de service dans l’organisation de toutes les activités quotidiennes Collecter et suivre les tableaux de bord du service Préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus des réunions de la direction.

Accompagnement de la concertation locative

Aider à la préparation et à l’organisation des rencontres annuelles avec les représentants de locataires (préparation des ordres du jour, convocations, supports de présentation, compte rendu de réunion,…) Participer à la mise à jour des informations sur les amicales de locataires ou les représentants (déclaration en préfecture, radiation, mise à jour des statuts et des bureaux d’association,…) Aider au suivi administratif et financier des projets associatifs présentés (collecte des projets et préparation des commissions de sélection, rédaction des comptes rendus et suivi des actions)

Profil

Idéalement diplômé(e) d'un Bac + 2, vous avez une première expérience significative dans le domaine de l'assistanat.

Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et de communication.

Vous possédez d'excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse, vous êtes organisé(e), vous savez gérer les priorités. On dit de vous que vous êtes une personne rigoureuse, méthodique, discrète et que vous avez le sens du travail en équipe.

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Salaire : 26 000,00€ à 28 000,00€ /an

Expérience:

assistant technique polyvalent h/f ou similaire: 2 ans (Souhaité)