Office Manager H/F

Contenu de l'offre Office Manager H/F chez UFBJOP

L’Union Française BJOP, Organisation Professionnelle qui fédère les professionnels de la filière fabrication de la Bijouterie, Joaillerie, Orfèvrerie et du négoce en Pierres et Perles qu’elle représente auprès des pouvoirs publics ainsi qu’auprès des organismes professionnels

et assurant la gouvernance de la haute Ecole de Joaillerie, recherche un/une OFFICE MANAGER

Objectif

Assurer l’interface entre les responsables de l’entreprise et les interlocuteurs extérieurs, coordonner les activités de la structure (communication interne, RH, juridique…) et gérer l’administration du personnel.

Corporate

Gérer l’agenda de la direction et des réunions paritaires, planifier les réunions et les déplacements (réservation de vols, trains, hôtels)Gérer l’organisation des réunions corporate (convocations, suivi des présences, logistique, intendance des événements) : Assemblées générales, Conseils d’administration, Boards…Produire les supports et dossiers de présentations (Power point, documentation...) et effectuer des recherches d’informationAssurer la rédaction, la mise en page et la relecture des comptes-rendus, des courriers et des documents diversRelayer les informations, assurer la communication interneOrganiser les réponses aux consultations adhérents et la FAQ (juridique, RSE, sécurité...)Actualiser et suivre la base contactsRelations avec les adhérents

Dialogue social

Organiser les manifestations telles que les « demi-journées d’actualités sociales » et le « Club des ressources humaines »,Préparer les réunions patronales et paritaires de la Branche (Groupes Techniques Paritaires, CPNE, Commission d’arbitrage, Commission de validation ….) et en rédiger les comptes-rendus,Appliquer la procédure des accords de branche et suivi de leur extension,Planifier et préparer la réunion du collectif des Chefs d’Etablissement ; rédaction du compte-rendu,Organiser et gérer des toutes les réunions touchant le dialogue social

Ressources humaines

Aider au recrutement (rédaction de fiches de poste, diffusion, organisation d’entretiens) et à l’intégration des collaborateursEtablir et suivre les contrats de travail, DPAE, construire, suivre et actualiser les dossiers des salariésSuivre l’organisation des entretiens annuelsElaborer et suivre le plan et les demandes de formationAssister à la préparation de la payeSuivre les contrats (Mutuelles, …)Préparer et participer aux réunions des délégués du personnelGérer le site Emploi : Mise en ligne / vérification des CV et annonces ; aide et conseil aux demandeurs d’emploi, accueil ; reporting auprès de la Direction Générale des incidents ou faits marquants relatifs à cette activité.

Savoir-faire :

Maîtrise des outils bureautiques

Capacités rédactionnellesParfaite maîtrise de la langue françaiseMaîtrise de l’anglais écrite et oralePolyvalenceSens des priorités, capacité d’organisation, de gestion du temps et réactivité

Savoir-être :

Rigueur, discrétion, respect de la confidentialitéEsprit de synthèseFacilités pour communiquer avec l’environnement de travail direct, les adhérents, clients ou fournisseursCapacité d’adaptationAutonomie et prise d’initiativeDisponibilitéSens du service clientPrésentation

Niveau d’étude – expérience : Bac + 3 – une expérience de 3 ans est souhaitée dans un poste similaire.

Type de contrat : CDI temps plein 39 heures / statut non cadre

Salaire : A définir selon profil

Lieu du poste : Union Française BJOP - 58 rue du Louvre 75002 PARIS

Type d'emploi : Temps plein, CDI