Assistant de direction (H/F)

Contenu de l'offre Assistant de direction (H/F) chez UNCCAS

Catégorie C+
Rifseep : poste de niveau 9
Temps complet avec possibilité d’amplitude en fonction des obligations du service public

Missions

Apporte une aide permanente à la directrice du CCAS et aux élus du CCAS en terme d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Assure le suivi administratif du conseil d’administration du CCAS.

Tâches principales

Organisation de la vie professionnelle du directeur CCAS et des élus (en lien avec le secrétariat des élus)

Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la directrice et des élus Rappeler des informations importantes et transmettre des messages Établir une relation de confiance avec la directrice et les élus du CCAS

Suivi des projets et activités de la direction ainsi que des contrats et conventions

Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat Assurer la veille et les plannings d’actualisation des dossiers Préparer les décisions ou les projets de délibération en rapport avec les conventions Solliciter les bilans auprès des services

Organisation et gestion des assemblées délibérantes

En relation avec la directrice du CCAS et les chefs de service, assurer la préparation des conseils d’administration du CCAS : rédiger les ordres du jour, respecter les délais de transmission des documents avant la réunion, à partir des notes rédiger le compte-rendu Assurer la rédaction des arrêtés, des décisions, des délibérations pour le CA du CCAS et le Conseil
Municipal – Affaires sociales Ville.

Accueil téléphonique et physique au secrétariat

Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Gestion administrative

Prendre des notes, savoir rédiger et mettre en forme tous types de documents (réponses aux courriers, notes de service, compte-rendu, note à l’attention de la rédaction ou des élus, rapport d’activité, contrats, conventions…) Assurer l’enregistrement, le traitement, le suivi et le classement du courrier départ et arrivé Assurer la gestion des courriers de demande de réservation de salles ou de matériel Participer à la constitution des dossiers de demande de financements, d’agréments, de bilan… Assurer l’envoi, le suivi et la pré-instruction des dossiers de demande de subvention aux associations Mettre à jour les bases de données et outils mis en place par la collectivité Assurer la centralisation et la gestion des commandes de fournitures administratives Être le garant de la procédure de classement et d’archivage au niveau de l’ensemble des services Être le garant de la procédure RGPD au niveau de l’ensemble des services

Ressources humaines

Piloter et assurer le suivi global du dispositif des services civiques et adulte-relais (agréments, bilans, calendrier du recrutement et convocation des candidats, rédaction des contrats…) Enregistrer les congés du personnel (saisie dans ciril et suivi) Participer à l’accueil de nouveaux agents au sein du CCAS (assistance pour les démarches administratives à faire, demande ouverture droits informatiques…)

Tâches secondaires

Participation aux tâches comptables

En remplacement de l’agent comptable absent, peut être amené à émettre des bons de commandes, engager, liquider et mandater des dépenses et enregistrer des recettes. De plus, l’agent peut être amené à réaliser d’autres tâches confiées par sa hiérarchie.

Profil

Savoir faire

Notion d’organisation et de gestion du temps de travail Fonctionnement et organisation et missions des services du CCAS et de la Ville et autres partenaires institutionnels Contexte et enjeux du CCAS et de la ville Règles juridiques d’élaboration des actes administratifs et de contrôle des actes. Instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes. Règles de l’expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe et grammaire) Très bonne maîtrise des outils informatiques et de bureautique Connaissances des processus et logiciels de dématérialisation (web délib) Connaissance du logiciel métier (JVS), du logiciel finances (ciril) et ceux spécifiques à la collectivité (protocole, réservation des salles…). Tableaux de bord et outils de planification et de suivi

Savoir être

Rigueur. Méthode et sens de l’organisation. Sens de l’autonomie. Prise d’initiatives. Polyvalence Capacité à faire appliquer les orientations définies par la direction Respect des obligation de discrétion professionnelle et de confidentialité Respect impératif des délais Travail en équipe Réactivité. Capacité d’adaptation. Sens du service public.

Contacts

Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre d’accompagnement) avant le 25 mars 2019 à
Madame le Maire
Mairie d’Albi
16, rue de l’Hôtel de Ville – 81000 Albi
recrutement@mairie-albi.fr

Pour tout renseignement, s’adresser à :
Elise Géraud , directrice du CCAS - Tél. : 05 63 49 10 44