Office Manager H/F

Contenu de l'offre Office Manager H/F chez UTWIN

UTWIN recherche …
UTWIN est une société de services, spécialisée dans l'assurance emprunteur 100% digitale, Fintech, créée en 2015 et en forte croissance.

UTWIN a mis l'innovation au coeur de son modèle, que ce soit dans la création de ses offres, de leur tarification, de ses processus de souscription ou de gestion. Nous avons choisi une approche totalement digitale, mise au service d'une expérience client la plus simple, fluide et intuitive.

UTWIN distribue son offre via des courtiers en assurance ou en crédit, ou via des partenaires grands compte en marque blanche.

UTWIN, c'est aujourd'hui 70 collaborateurs experts, engagés dans une aventure collective et mobilisés au quotidien pour la satisfaction des clients et partenaires.

En bref...

Rattachée à la Direction juridique conformité et sociale, vous êtes le support de toutes les équipes de l'entreprise. Vous avez un rôle transverse au sein de UTWIN et avez un véritable rôle de coordinateur entre la direction et les salariés.

En détail...

1/ Ressources Humaines

Recrutement :
- Définition du besoin en collaboration avec les managers
- Rédaction et diffusion des offres
- Réalisation des entretiens téléphoniques
- Gestion des contrats de travail et constitution du dossier administratif
- Processus d'intégration.

Administration du personnel :
- Mise à jour des dossiers du personnel
- Pilotage de la gestion administrative courante : intégration, contrats, avenants, affiliation aux caisses mutuelle, prévoyance collective, retraite etc.
- Suivi des éléments de paie (absences, variables, transport etc) en étroite collaboration avec le comptable général.
- Suivi des plannings de présence/déplacement des salariés.

Formation :
- Elaboration du plan de formation annuel en conformité avec l'orientation stratégique de l'entreprise
- Mise en oeuvre : administration de la plateforme e-learning, sélection des organismes de formation, planification des sessions, attestations de formation
- Suivi budgétaire et financement par les organismes externes.

2/ Communication interne
- Elaboration et mise en oeuvre du plan de communication interne : séminaires, team building, animation de la communauté UTWIN dans le respect du budget alloué
- Happiness officer : garant du bien vivre ensemble (événements sportifs, sorties, challenges)
- Administrateur de l'intranet : surveillance des contenus et alimentation de certaines rubriques
- Newsletter mensuelle : recueil de l'actualité des services, rédaction de contenus et mise en page (Canva)
- Rédaction, création des supports et diffusion des informations auprès des salariés via les canaux de communication internes (mails, intranet, affichage, évènementiel...).

3/ Services généraux
- Responsable logistique : agencement et entretien des bureaux, maintenance des infrastructures techniques (électricité, IT, photocopieur), accueil et gestion des prestataires externes
- Assure la réception et le traitement des demandes d'achats (consommables, etc.)
- Gestion du planning des salles de réunion, planification des réunions récurrentes, organisation des réunions à la demande (planification, repas, intendance).