Chargé/e de la gestion administrative et comptable - assistant/e de direction (H/F)

Contenu de l'offre Chargé/e de la gestion administrative et comptable - assistant/e de direction (H/F) chez Ville de Lorient

Chargé/e de la gestion administrative et comptable - assistant/e de direction (H/F)

MISSION PRINCIPALE

Vous exercez vos fonctions au sein d’une cellule de gestion composée de deux agents. Vous êtes le référent des services supports pour la direction.

La direction des services numériques conduit la transition numérique de la ville et contribue à la performance de l’action publique municipale en proposant des services dématérialisés simples et efficaces aux usagers et aux agents de la collectivité.

Dans ce cadre, vous êtes chargé de la gestion administrative et comptable de la direction et notamment du suivi des marchés publics. Vous assurez en complément des missions d’assistanat de direction pour le directeur et les cadres de la direction.

ACTIVITÉS DE POSTE

Gestion et coordination administrative

Participer aux réunions de direction et rédiger des comptes rendus de réunions et documents divers

Organiser et suivre les flux de courrier, mails, parapheurs (logiciel métiers)

Assurer le suivi des activités opérationnelles : tableaux de bord et relevé d’indicateurs

Assurer une fonction d’alerte et d’anticipation des dossiers et sujets sensibles : suivi, alerte, relance, visa

Assurer le suivi des arrêtés, délibérations, conventions (référent DSG)

Assurer le suivi des ressources humaines : absences/présences (chronos), (référent DRH)

Garantir le bon fonctionnement de l’arborescence numérique et le suivi des hotlines informatiques

Assurer l’organisation du classement et de l’archivage papier et numérique des dossiers

Gestion et coordination finances et commande publique (référent DFCP)

Assurer la préparation et le suivi du budget de la direction : suivi d’indicateurs, relances

Participer à la rédaction des marchés et en assurer le suivi

Assurer le suivi des dossiers de subvention

Engager, suivre et liquider les dépenses en matière d’investissement et de fonctionnement

Assurer une fonction d’alerte et proposer des solutions adaptées

Assistance à la direction

Participer à l’accueil physique et téléphonique de la direction

Recevoir, filtrer et orienter les appels, apporter des réponses aux interlocuteurs

Assurer la prise des messages et la transmission des informations

Superviser les flux d’accueil au sein du secrétariat de la direction

En fonction des besoins des cadres de la direction, mettre en place des réunions et assurer la coordination d’agenda avec le Cabinet du Maire, les secrétariats des élus et de la DG

Préparer les dossiers en amont des réunions et transmettre les informations essentielles

En fonction des nécessités, participer à toute activité administrative de la direction

COMPÉTENCES REQUISES

Maîtrise de la comptabilité publique et des règles de la commande publique - Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs - Connaissance de l’environnement territorial souhaitée -

Qualités rédactionnelles et relationnelles - Capacité à gérer les priorités

Capacité à assurer une bonne transmission de l'information - Rigueur et organisation

Intérêt pour les outils numériques et collaboratifs

Sens du service public

CONDITIONS DE RECRUTEMENT

• Temps complet – cycle 37h30 avec jours RTT • Régime indemnitaire afférent au poste, prime annuelle versée en deux fois (juin et novembre) • Participation à la mutuelle, possibilité d’adhérer au contrat collectif de prévoyance, Comité des œuvres sociales du Pays de Lorient • Restaurant municipal avec tarif préférentiel (approvisionnement en partie local et produits bio favorisés) • Prise en charge à 50% frais de transport public de voyageur (domicile-travail) • Poste éligible au télétravail selon les conditions prévues par la collectivité et en lien avec l’organisation du service

Date limite de candidatures : le 12 mars 2023
Poste à pourvoir dans les meilleurs délais










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