UN ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Contenu de l'offre UN ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) chez Ville de Tours

Tours (37)

RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES :

La direction des grands projets urbains compte 36 agents équivalents temps-plein. Elle est composée :

d’une direction composé d’un directeur, d’un(e) assistant(e) de direction d’un service urbanisme en charge de l’accueil, la pré-instruction et du suivi des ateliers d’avant-projet d’un service administratif, financier et recensement d’un service affaires foncières et immobilières du bureau d’études (service mutualisé avec la Métropole, 11 agents, lien fonctionnel) du service SIG (service mutualisé avec la Métropole, 4 agents, lien fonctionnel) d’un pôle des projets urbains

La DGPU est une direction transversale rattachée au Directeur général des services techniques

L’assistant(e) de direction est rattaché(e) au directeur des grands projets urbains.

Le poste fait l’objet d’une mise à disposition de TOURS METROPOLE VAL DE LOIRE, à hauteur de 30%.

MISSIONS :

Les différentes activités se répartissent en lien avec plusieurs interlocuteurs de la DGPU : directeur, chefs de projets et bureau d’études

Accueil téléphonique et physique de la Direction :

Renseigner les demandeurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent

Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers

Enregistrement et diffusion des courriers entrants/sortants

Assistance de la direction dans l’organisation du travail :

Organiser les différents agendas (Directeur, bureau d’études, chefs de projet) et prendre des rendez-vous en fonction des priorités

Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

Appui à l’organisation des réunions et commissions

Tenue à jour d’un planning des réunions

Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

Appui à la gestion financière de la direction :

Saisie des bons de commande et suivi des factures en lien avec le bureau d’études, la responsable administrative et financière et le directeur (logiciels E-SEDIT et CIRIL)

Préparation et suivi des lignes de crédits et des différents états

Suivi de l'exécution budgétaire de la Direction

Assurer le traitement comptable des dépenses et recettes courantes

Participation à l’exécution des marchés (travaux, prestations intellectuelles : préparation pièces administratives, ordres de service, suivi des situations (logiciel Marco)

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

Organiser le classement et l'archivage des dossiers, sous forme physique et numériques

Travaux de reprographie

A titre secondaire, l’assistant(e) de direction de la DGPU assure l’intérim de l’assistante du directeur général des services techniques pendant ces congés. Ce travail en binôme permet d’assurer la continuité des missions lors des absences de ces agents.

Profil recherché

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES :

Accueil et gestion de la relation avec les usagers Respect des obligations de discrétion et de confidentialité Rigueur, méthode et organisation du travail Qualités rédactionnelles et bonne maîtrise de l’orthographe et de la grammaire, Connaissance de la comptabilité publique Maîtrise des outils informatiques de bureautique (Word, Excel, Power Point, etc.) Polyvalence exigée Esprit d’équipe indispensable

CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE :

Prise de poste : 15 septembre 2020

Pour toute question relative au poste, contacter Monsieur TURQUOIS, Directeur des Grands Projets Urbains au par courrier électronique à b.turquois@ville-tours.fr

Les candidatures (lettre de motivation + curriculum vitae + copie des diplômes et si vous êtes titulaire d’une fonction publique votre dernier arrêté de nomination administrative ainsi que vos trois derniers comptes rendus d’évaluation professionnelle) sont à adresser par courrier électronique à s.collongues@tours-metropole.fr jusqu’au 05 juin 2020 inclusou par voie postale à Monsieur le Maire de TOURS – Direction des Ressources Humaines - 1 à 3 rue des Minimes - 37926 TOURS CEDEX 9.