Assistant de direction et du secteur 16-25 ans (H/F)

Contenu de l'offre Assistant de direction et du secteur 16-25 ans (H/F) chez Ville de Venissieux

Vénissieux (69)

Missions permanentes

L’assistant administratif de l’équipe de direction de la DSJF et du secteur 16-25 ans, renseigne et oriente les publics des équipements. Il assure le secrétariat pour le directeur Sport Jeunesse Familles et les deux directeurs adjoints de la direction, pour le Bureau information jeunesse (BIJ) ainsi que le dispositif des chantiers jeunes. Régisseur, chargé des opérations de paiements, il assiste le responsable des chantiers jeunes dans ses missions.

Missions permanentes :

Accueil du public et assistance administrative du Bureau Information Jeunesse :

Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’équipement. Orienter le public vers les interlocuteurs compétents à leur demande. Recueillir les besoins. Aider à la présentation des actions du BIJ. Prendre des notes, rédiger des comptes rendus. Aide à la conception de documents de recueil et d’analyse de données.

Gestion administrative des chantiers jeunes :

Accueil des jeunes Assurer la gestion administrative du responsable des chantiers jeunes. Assurer la gestion budgétaire des chantiers Jeunes (régie, saisie des BDC, factures, suivi des lignes de crédits).

Assistance de l’équipe de direction de la DSJF :

Gestion des Ressources Humaines (congés, frais kilométriques, absences…). Gestion du courrier Tenir à jour les fichiers de contact (référent du fichier SUIPI en lien avec la DPMG). Relever le courrier de la Maison des sportifs. Enregistrer et distribuer le courrier. Rédiger des courriers et des notes de service (avec suivi visas et envoi). Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Maison des sportifs (2 demi-journée par semaine) Assurer la prise de note, rédiger les comptes rendus, réaliser la revue de presse, participer à la conception de documents et l’élaboration de statistiques. Gestion des fournitures de la Maison des sportifs.

Participer aux évènements de la direction :

Participer aux grandes initiatives (Fêtes du sport et de la jeunesse, Foulée Vénissiane…). Participer aux réunions collectives organisées par la direction : plénière, assemblée générale du personnel…

Profil recherché

Compétences et qualités

Connaissance des droits et obligation des fonctionnaires Connaissance de l’organisation de la collectivité et des services Connaissance de l’environnement territorial Connaissance sur l’environnement budgétaire et financier d’une collectivité. Notion sur les spécificités des publics accueillis. Connaissance du mouvement sportif. Etre disponible, organisé et rigoureux Etre autonome, patient et discret Etre polyvalent et réactif

Caractéristiques du poste

Modalité d’organisation du travail

Cycle de travail sur 5 jours Heures supplémentaires possibles (à la demande de la hiérarchie Travail le week-end, lors dès initiatives organisées par la direction Travail en cycles avec période juin-juillet centrée sur la gestion des chantiers

particularités du poste :

35h sur 10 demi-journées Travail en contact avec un public parfois difficile Travail en 2 mi-temps sur 2 lieux géographiques (Maison des sportifs / BIJ) Présence sur site Gestion d’une régie d’avance Travail en équipe Travail en fonction de cycles scolaire incluant les vacances et préparation de l’été Déplacement régulier à la trésorerie de Saint-Priest Transport de fonds TP/BIJ sommes importantes Travail en contact avec un public parfois exigent et difficile