Assistant de direction - H/F

Contenu de l'offre Assistant de direction - H/F chez Ville de Versailles

Secrétariat de direction
- Gérer l’agenda du chef de service vie associative et de son adjoint (organiser les RDV et les réunions)

Gestion du courrier (enregistrement des arrivées, départ et délais de réponse) et des parapheurs Rédaction et mise en forme de documents administratifs (courriers, décision, délibération, arrêtés, notes) Coordination administrative du service : Suivi de dossiers et de projets (respect des plannings, coordination avec les différents interlocuteurs)
Tenir à jour les tableaux de suivi d’activité (créations associations, accompagnements, actes de conseil)
Suivi du planning des congés du service

Gestion administrative des associations

Participation aux rendez-vous avec les porteurs de projets et le chef de service et/ou son adjoint Constitution des fonds de dossier et rédaction des comptes rendus d’entretien Création et mise à jour des fiches associations sur l’outil métier

Centralisation des demandes d’associations (locaux, subventions, communication, etc.)

Suivi des subventions financières aux associations
- Elaboration et suivi du planning
Suivi et synthèse des arbitrages Rédaction des délibérations Rédaction et suivi des conventions d’objectifs et de moyens et des avenants Suivi du versement des subventions votées

Missions secondaires :

Prendre part aux événements organisés par le service et ses partenaires
Assurer l’accueil physique, téléphonique et mail du service en cas d’absence de l’agent d’accueil

PROFIL :

Formation - Accès au poste :

Bac + 2

Expérience antérieure souhaitée :

Expérience d’assistante de direction souhaitée

Qualités recherchées :

Autonomie, réactivité, organisation et méthode Capacité rédactionnelles Sens du service public Sens du travail en équipe et en partenariat Maitrise de l’outil informatique