Assistant Administratif Pôle Formation H/F

Contenu de l'offre Assistant Administratif Pôle Formation H/F chez GESER BEST

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GESER BEST INGENIERIE

Depuis 1991 GESER-BEST (11 agences en France/+ de 230 collaborateurs) accompagne ses clients de l'ingénierie à l'assistance technique.

Nos ingénieurs et techniciens mettent au service des entreprises leur expérience pour la conduite et la réalisation des projets

La dimension de notre entreprise et son organisation répondent aux attentes de clients en matière de réactivité et de qualité de nos prestations

Notre agence Geser-Best Colomiers, recrute un(e) Assistant(e) Administratif Pôle Formation H/F.

Le poste est à pourvoir au plus tôt à Blagnac.

Dans le cadre de prestations d'administration de formations, en support du chef de projet vous serez en lien avec le responsable du Pôle Formation et les clients (sociétés, responsables formation, stagiaires, organismes financeurs).

Vos missions seront :
- Envoi des invitations (réunions Outlook incluant un lien Microsoft Teams) sur la base des créneaux de formation choisis par les stagiaires au travers d'un formulaire (Microsoft Forms).
- Mise à jour du formulaire (Forms) avec les dates des nouvelles formations ; suppression des dates passées ou annulées.
- Récupération, à l'issue de chaque session, de l'état de présence généré par Microsoft Teams et mise à disposition du client des données collectées.

Dans le cadre de prestations de formations (animation, ingénierie de formation), en lien avec l'équipe de formateurs et les acteurs cités plus haut, des tâches complémentaires pourront être confiées, telles que :
- La gestion du planning des formations.
- La préparation des sessions de formation (mise à disposition des données logistique, liste des stagiaires, codes d'accès aux classes virtuelles...).
- L'exploitation, la génération, le suivi et l'archivage des documents de formation (saisie des évaluations et capitalisation des retours à chaud, génération des attestations de présence...).
- La préparation des devis et des conventions de formation.
- Le suivi des commandes et accords de prise en charge, relances le cas échéant.
- La préparation et le suivi de la facturation des prestations (émissions des bordereaux de livraison, préparation et fourniture des éléments nécessaires à l'émission des factures par l'ADV).