ASSISTANT DE DIRECTION ANGLAIS COURANT (SECTEUR ASSOCIATIF)

Contenu de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION ANGLAIS COURANT (SECTEUR ASSOCIATIF) chez RECRUTWIN

ASSISTANT DE DIRECTION (SECTEUR ASSOCIATIF)

Notre Client, association à but non lucratif, recherche un(e) : ASSISTANT DE DIRECTION (SECTEUR ASSOCIATIF) H/F.

L'assistant(e) de Direction, rattaché(e) au Directeur de l'association, intervient sur l'ensemble des affaires courantes liées au travail de ses responsables. Il/Elle est chargé(e) d'optimiser la gestion de leurs activités et d'organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Il/Elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers, ainsi que la conception et la mise à jour d'outils de suivi et de gestion de la structure.

MISSIONS :

Assistanat classique :

- Gérer l'accueil téléphonique de la structure,

- Gérer les correspondances,

- Collecter et mettre en forme les informations nécessaires à la prise de décision,

- Assurer le classement et l'archivage des documents de la structure,

- Concevoir et mettre à jour des outils de suivi de la structure (allocation de temps, plannings),

- Organiser les entretiens et les réunions (présentiel, TC, WebEx),

- Support ponctuel des activités du Directeur des Opérations.

Support RH :

- Mettre à jour les différents outils de suivi administratif du personnel (suivi du personnel, liste et coordonnées des salariés, plannings et suivis des absences, suivis des congés et RTT),

- Gérer les dossiers administratifs des salariés (documents administratifs, contrats de travail, descriptions de postes, entretiens annuels, délégations),

- Assurer le suivi des visites médicales avec le prestataire ACMS,

- Gérer toutes les questions relatives aux affiliations à la mutuelle d'entreprise (demandes d'affiliation, de radiation, de maintien des garanties, autres),

- Gérer les commandes et le suivi des tickets restaurant,

- Support au recrutement (sourcing, logistique des entretiens et suivi des candidatures),

- Gérer l'accueil des nouveaux arrivants,

- Assurer le suivi des formations dans le cadre du plan de formation

(élaboration du plan de formation annuel, gestion des inscriptions et des demandes de prise en charge, suivi des versements annuels à l'OPCA, suivi du budget formation),

- Organiser les élections et les réunions des délégués du personnel,

- Transmettre les informations RH/sociales au prestataire paie ainsi que les données paie mensuelles,

- Vérifier et transmettre les bulletins de salaire mensuels.

Support comptabilité et juridique :

- Assurer le suivi de la facturation fournisseurs,

- Assure le suivi des dépenses mensuelles,

- Assurer le suivi de la facturation « client » et des budgets associés (partenaires et études dont l'association n'est pas promoteur),

- Mettre à jour les différents outils de suivi comptables (suivi des factures fournisseurs, dépenses mensuelles, échéancier partenaires, factures et demandes de subvention émises, budgets divers),

- Gérer l'interface avec les banques,

- Transmettre les informations comptables mensuelles au prestataire,

- Support aux clôtures comptables,

- Assurer le suivi administratif et l'organisation des réunions du Conseil d'Administration et des Assemblées Générales,

- Support du suivi juridique (modifications de l'association, des statuts de l'association) et de la mise à jour les documents officiels de l'association (statuts, règlement intérieur, charte de gouvernance),

- Assurer le suivi des adhésions à l'association (appel à cotisation, suivi des adhésions, gestion des reçus de cotisation, mise à jour de la liste des membres).

Services généraux :

- Gérer les prestataires fonctionnels de la structure (contrats, vérification des prestations, facturation),

- Support aux appels d'offre (prestations téléphonie, informatique, accès internet),

- Gérer plus particulièrement le prestataire informatique (suivi des incidents, suivi des contrats matériel et prestations/licences associés),

- Commander les fournitures et petits matériels,

- Veiller à la bonne maintenance des locaux.

Support communication et événementiel :

- Organiser les événements de la Structure : type la Journée scientifique annuelle (logistique, suivi des participants, demandes de soutien financier, création des documents support, recherche des lieux séminaire et restauration, aide au bon déroulement de l'événement),

- Gérer des mailings divers, à la demande (création, suivi, relance),

- Participation à l'animation du site internet et du compte LinkedIn.

>> Back up : assistante de recherche clinique et Directeur des Opérations.

Connaissances et savoir nécessaires pour le poste :

- Profil expérimenté,

- Une expérience d'assistante de direction dans l'environnement associatif est demandée (association de médecins),

- Idéalement bonnes connaissances de l'environnement de la recherche clinique,

- Une expérience de relationnel avec des médecins sera fortement appréciée,

- Anglais opérationnel (oral et écrit) demandé.

Compétences et savoir-faire nécessaires pour le poste :

- Qualités de communication orale,

- Qualités rédactionnelles,

- Maîtrise du Pack Microsoft Office : Word, Excel, Powerpoint, Outlook,

- Capacités d'organisation (individuelle et en équipe).

Compétences relationnelles et savoir-être nécessaires pour le poste :

- Autonomie,

- Rigueur,

- Adaptabilité,

- Excellent relationnel,

- Esprit d'équipe, implication dans un travail collaboratif,

- Esprit créatif.

Profil :

BAC +2 à BAC +5 (expérience plus importante que le niveau d'études).

Type de contrat : CDI

Rémunération annuelle brute : De 35 000 à 40 000 euros

Salaire négociable : OUI

Date d'entrée en poste : Dès que possible

Lieu d'exercice de la fonction : PARIS (11ème)

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