5 astuces pour créer des « To Do List » vraiment efficaces au travail

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Au travail comme dans votre vie personnelle, vous avez parfois du mal à tenir vos objectifs. Il vous arrive souvent de remettre à plus tard une tâche en cours et de vous sentir perdu, débordé et en retard sur tout !

Dans un contexte où les distractions sont à chaque coin de rue, il vous est parfois difficile de rester concentré sur vos objectifs. Ainsi, vous vous retrouvez régulièrement avec une liste interminable de choses à faire, sans vraiment savoir par où commencer. Selon une étude réalisée par les créateurs de la plateforme de collaboration professionnelle I Done This, 41% des tâches d’une To Do List ne sont jamais réalisées.   

Pourtant, s’il y a bien quelque chose que tout le monde aime faire, c’est rayer une tâche effectuée de sa To Do List. Seulement, pour que cela soit vraiment efficace, vous devez vous y prendre correctement.

On vous explique pourquoi vous devez créer une To Do List digne de ce nom, et on vous donne 5 astuces pour l’optimiser afin d’améliorer votre rendement et surtout votre quotidien !

 

Qu’est-ce qu’une To Do List et pourquoi en créer une au travail ?

À propos de la To Do List

Il s’agit d’un outil de plus en plus utilisé dans le monde du travail, notamment pour planifier les différentes tâches à effectuer, mais également pour visualiser leur réalisation. Selon les informations que nous retrouvons sur Wikipédia, le terme apparaît au début des années 1900, dans les premiers écrits qui traitent de la gestion du temps. « Une to-do list se distingue d'un agenda en ceci que ses éléments ne sont pas liés à un jour ou une heure spécifique ».

 

Photo de Annie Spratt sur Unsplash

La To Do List n’est pas uniquement une liste de choses à faire. Elle représente également notre progression dans l’atteinte de nos objectifs personnels et professionnels. C’est un peu comme si nous mettions de l’ordre dans notre quotidien.

« La liste est l’origine de la culture. Où que vous regardiez dans l’histoire culturelle, vous trouverez des listes. »

Umberto Eco

Il est possible de la créer sur ordinateur, sur téléphone mobile ou encore de manière plus traditionnelle, sur papier. Avec une bonne stratégie, votre To Do List peut être un véritable outil d'optimisation du temps, autrement dit, un allié dans votre carrière professionnelle.

>> Organisation et gestion du temps : Optimiser son efficacité professionnelle

 

Les avantages de la To Do List

Diminution du stress

Avoir une multitude de choses à faire et l’impression de manquer de temps peuvent être des sources de stress au travail ou pour votre recherche d’emploi. Les professionnels qui ont constamment le sentiment d’être débordés peuvent finir par se retrouver en burn-out.

Créer une To Do List pour organiser et hiérarchiser vos tâches, peut alléger votre charge mentale et ainsi réduire votre stress. Vous savez exactement ce que vous avez à faire et ce qu’il vous reste à faire.

Augmentation de la productivité

En listant les missions et les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, vous savez précisément où vous en êtes. Vous pouvez vous concentrer sur le présent sans penser à tout ce qu’il vous reste à faire, puisque la To Do List vous permet d’avoir une vision claire de ce qui vous attend.

La To Do List vous permet de ne pas perdre de temps. Vous n’avez ainsi pas à réfléchir à ce qu’il faudra faire ensuite. Cela vous permet d’être plus efficace et productif.

Renforcement du bien-être

Chaque fois que vous rayez ou cochez une tâche de votre liste, vous ressentez une sorte de satisfaction personnelle. Cela vous prouve que vous avancez et que le nombre de choses à faire diminue progressivement. Vous renforcez votre estime de vous et cela vous procure un certain bien-être. Chaque mission accomplie vous rapproche de vos objectifs.

 

Comment créer et optimiser votre To Do List : 5 astuces

1. Choisir le support adéquat

Certains préfèrent le papier, et d’autres les supports informatiques. Le meilleur support pour vous, sera celui que vous choisirez ! Il est important que vous puissiez libérer votre esprit et votre charge mentale, en listant par écrit toutes les tâches que vous avez à effectuer. Ainsi, que vous le fassiez sur un cahier, sur un fichier Excel de votre ordinateur, ou sur une application mobile, l’important, c'est que vous le fassiez.

Ce qui compte, c’est que vous regroupiez toutes vos missions en un seul et unique endroit, pour avoir une vision claire de tout ce que vous avez à faire dans un futur plus ou moins proche. Cela vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel.

Si vous préférez les supports digitaux, voici quelques applications smartphones et sites web vous permettant de créer une To Do List en ligne : Mirosoft To Do, Google Keep, Trello, Any.do, Easy Note ou encore Todoist. Ces applications sont très intuitives. Par ailleurs, vous pouvez les partager facilement, ce qui peut être intéressant si vous travaillez en équipe. Les membres de votre équipe peuvent rayer au fur et à mesure, les tâches qui leur sont attribuées et ajouter de nouvelles tâches.

 

2. Catégoriser les tâches

Toutes les missions ou tâches n’ont pas le même degré d’urgence ou d’importance et vous devez absolument réfléchir à les prioriser lorsque vous listerez. Vous pouvez organiser des listes urgentes et des listes secondaires. Vous avez plutôt intérêt à les organiser en fonction de leur degré de priorité. Quelles sont celles que vous devez réaliser immédiatement, et quelles sont celles qui peuvent attendre ?

Pour vous aider dans cet exercice, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower. Cela vous permettra de classer vos tâches selon leur urgence et leur importance. La matrice vous aide à classer les tâches qui sont urgentes et importantes, celles qui sont importantes mais non urgentes, celles qui sont urgentes mais pas importantes, celles qui sont, ni urgentes ni importantes. Ainsi, préparer un rendez-vous client pour demain, est à la fois urgent et important, alors que répondre à vos emails peut être important mais non urgent.

 

Source : https://www.manager-go.com/efficacite-professionnelle/dossiers-methodes/matrice-eisenhower

Pensez également à utiliser un verbe d’action : « Rédiger la newsletter » et pas seulement « newsletter ». Il faut que vous sachiez exactement ce que vous avez à faire en jetant un simple coup d’œil à votre liste.

Si vous lisez seulement « Newsletter », vous ne savez pas si vous devez la rédiger, la relire, la soumettre à votre direction ou encore l’envoyer à vos clients. Vous le saviez au moment où vous avez créé votre To Do List, mais est-ce que vous vous en souvenez quelques jours ou semaines plus tard ?

 

3. Intégrer la To Do List à son planning

Vous devez estimer le temps que vous prendra la réalisation d’une tâche. Car il est très facile de se tromper et de penser pourvoir être dans les temps. Toutefois, en sous-estimant le temps que vous passerez sur une tâche, vous n’êtes plus dans les temps pour toutes les autres missions qu’il vous reste à faire.

Ainsi, nous vous conseillons de prévoir une marge pour chaque tâche, afin de gérer les éventuels retards. Vous devez rester flexible et prévoir plus de temps qu’il n’en faut. Cela vous permettra de gérer les imprévus. Aussi, prévoyez une date limite à chaque mission ou projet, afin d’avoir de visualiser les différentes échéances.

Sélectionnez des plages horaires cohérentes pour chaque tâche dans votre emploi du temps. Pensez à réadapter si besoin !

 

4. Adapter la To Do List

Votre To Do List doit être flexible et adaptable. En effet, vous devez pouvoir l’adapter selon les différents besoins et les éventuels imprévus. Soyez prêt à réajuster vos priorités selon les nouvelles opportunités ou missions que vous recevrez.

Par ailleurs, nous vous conseillons de prendre un peu de temps en fin de journée pour réviser et ajuster votre To Do List. Rayer les tâches que vous avez effectuées, reporter celles que vous n’avez pas encore traitées et ajouter celles qui viennent d’arriver. Cela vous permettra de l’adapter à votre emploi du temps et à vos préférences, notamment afin d’être réactif à l'évolution de vos priorités et de vos envies.

 

5. Ne pas la surcharger

Si vous créez une To Do List trop longue, cela peut vite vous décourager. Il est préférable de faire le tri entre les tâches que vous devez absolument gérer et celles que vous pouvez déléguer, remettre à plus tard, voire laisser tomber. Fixez-vous des objectifs quotidiens, hebdomadaires et / ou mensuels, et veillez surtout à ce qu’ils soient réalisables.  

Faites attention aux tâches irréalisables. Soyez le plus réaliste possible quant à ce que vous êtes capable d’accomplir en une journée. Apprenez à déléguer et à dire non pour ne pas vous surcharger de travail. En acceptant trop de missions, vous risquez de vous retrouver débordé et stressé. N’oubliez pas qu’oser dire « non » est souvent gage de sérieux et de crédibilité.

 

Pour que votre To Do List soit réellement efficace, vous devez vous organiser et être le plus réaliste possible. Car le manque de priorisation, l’absence de flexibilité ou encore la sous-estimation des tâches à effectuer, peuvent vous mettre en situation d’échec. Jetez un œil à notre formation : Organisez votre quotidien professionnel pour gagner en efficacité et sérénité.

Ainsi, que vous soyez salarié, étudiant, indépendant ou en recherche d’emploi, il est indispensable que vous appreniez à vous organiser. Des To Do List efficaces vous permettront d’être plus productif et d’avoir une bonne confiance en vous !

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