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On a souvent l’impression que pour fournir un rendement de qualité dans les délais impartis, il faut travailler beaucoup et sans relâche, quitte à risquer le burn-out. Toutefois, travailler 70 heures par semaine ne rime pas forcément avec productivité.

Depuis la crise du Covid-19, certaines de nos habitudes de travail ont radicalement changé. En effet, de nombreuses entreprises ont choisi de réduire le temps de travail de leurs salariés. Certaines se lancent dans la semaine de 4 jours et d’autres dans les journées de 5 heures. En définitive, depuis ces changements, beaucoup d’entre elles se rendent compte avoir gagné en productivité.  

Alors dans un monde où le travail prend beaucoup de place, est-il vraiment possible de travailler moins tout en restant productif et efficace ? Finalement, pourquoi ne serait-on pas tout aussi efficace en ralentissant un peu le rythme ?

Aussi, peut-on réellement gagner en qualité de vie et atteindre nos objectifs business, sans sacrifier nos ambitions ? OUI !

Voici quelques actions à mettre en place pour diminuer votre temps de travail tout en améliorant votre productivité.

 

1. Mieux gérer son temps

Le plus important c’est de commencer par s’organiser et gérer son temps de travail pour moins travailler.

Vous devez effectuer une To Do List avec toutes les tâches que vous devrez accomplir dans la journée, ou dans la semaine, si vous avez déjà une vision sur votre planning hebdomadaire.

Cela vous permet d’avoir une vue d’ensemble et vous apprend également à doser. Peut-être que vous aurez tendance à vous donner beaucoup trop de travail ?   

Il est essentiel de prévoir vos tâches les plus importantes dans les créneaux du matin. Ainsi, vous aurez toute l’énergie nécessaire à sa réalisation, car c’est le moment de la journée où notre concentration est encore au maximum. Vous pouvez ensuite bloquer du temps l’après-midi dans votre agenda pour les réunions et les réponses aux emails.

Établir une routine quotidienne productive vous permettra de trouver un équilibre sur le travail de fond et le temps passé en réunion ou encore à répondre aux appels et emails.

Des formations existent également pour vous aider à optimiser votre gestion du temps ainsi que votre organisation personnelle !

 

Nos conseils pour travailler moins mais mieux

 

2. Bloquer toutes les distractions

Il ne faut pas confondre l’occupation via le temps de présence au travail et sa productivité réelle

Lorsque l’on est au bureau, on a tendance à être interrompu par les autres collaborateurs, qui viennent nous solliciter pour des questions relatives au travail ou encore pour faire une pause-café. Lorsque l’on est en télétravail, on peut avoir envie de lancer une machine, ou de regarder son téléphone et ainsi perdre facilement 30 minutes ou 1h de travail.

L’idéal, c’est de prévoir ces « pauses » et de les ajouter à son agenda. Ainsi, lorsque vous êtes au bureau, vous pouvez tout simplement fermer la porte le temps prévu à la réalisation de certaines tâches, et la laisser ouverte lorsque vous êtes disponible.

Vous devez également stopper les notifications de votre téléphone ou encore le tenir à distance lorsque vous travaillez, afin de vous consacrer uniquement aux missions que vous avez prévues. Car lorsque l’on est interrompu pendant notre travail, nous mettons en moyenne 25 minutes pour nous reconcentrer entièrement.  

 

3. Avancer pas à pas

Si vous devez travailler sur un gros projet, mais que vous avez une deadline assez éloignée, c’est le moment de prévoir les étapes qui permettront d’avancer pas à pas chaque jour ou chaque semaine, et ainsi d’atteindre votre objectif final.

Mieux vaut se préparer et avancer petit à petit que d’attendre le dernier moment et de faire des heures sup.

En travaillant de cette manière, vous serez beaucoup plus productif et aurez l’impression de ne pas avoir passé tout votre temps sur un seul dossier.

Séquencer son travail permet d’y passer moins de temps et d’avoir le recul et l’énergie nécessaire à sa bonne réalisation. Par ailleurs, cela vous permet de vous rapprocher un peu plus chaque jour de votre objectif final. C’est assez satisfaisant !

 

4. Faire de vraies pauses

Notre cerveau a besoin de se reposer, surtout après une forte concentration. Ainsi, il est sain et productif de vous éloigner de votre travail de temps en temps.

Par conséquent, il est nécessaire de s’accorder des pauses d’environ 15 minutes toutes les 2h. Aller prendre un café, marcher, boire un verre d’eau, fermer les yeux, méditer ou simplement regarder par la fenêtre. On ne parle pas d’une pause réseaux sociaux.

Beaucoup d’actifs, salariés ou en recherche d’emploi, ont tendance à négliger les pauses. Lorsque l’on a une grosse charge de travail, on pense ne pas avoir l’impression d’avoir le temps de prendre une pause. Mais fonctionner de cette manière est le meilleur moyen de faire un burn-out.

Si vous êtes vraiment débordé, vous pouvez raccourcir la pause. Mais il est primordial, à la fois pour votre santé mais également pour votre productivité, de vous accorder un moment de décompression qui vous permet de récupérer un peu d’énergie.

 

Nos conseils pour travailler moins mais mieux

 

5. Apprendre à déléguer

Il n’est pas toujours facile de déléguer. Et pourtant, c’est souvent une des meilleures manières de gagner du temps.

Il faut arrêter de croire que personne ne pourra faire aussi bien que nous. Il y a forcément certaines tâches que vous pouvez confier à d’autres personnes. Cela peut vous permettre de prendre le temps de vous concentrer sur les tâches essentielles et urgentes.

Faites le tri dans votre To Do List. Votre implication est sûrement essentielle sur certaines tâches prévues et probablement pas nécessaire sur d’autres. Le problème est que si vous essayez de faire tout vous-même, vous n’aurez probablement pas assez de temps et serez sûrement beaucoup moins efficace sur tout.

Sélectionnez les tâches les moins importantes, et déléguez !  

Par ailleurs, il y a sûrement des missions que vous vous imposez mais qui ne vous incombent pas. Faites le tri.

 

6. Se concentrer sur l’essentiel

Déléguer n’est pas la seule action qui vous permet de vous concentrer sur l’essentiel.

Vous devez réfléchir à ce que vous faites. Il est très important de se poser la question de la légitimité de ce que l’on nous demande. Votre efficacité peut vous jouer des tours. Peut-être que vos clients ou que vos supérieurs hiérarchiques, voire vos collègues de travail vous en demandent trop ? Est-ce que vous devez tout accepter ?

C’est le moment d’analyser votre charge de travail, de sélectionner et de prioriser. Vous pouvez être surpris du résultat.

Ce qui est sûr, c’est qu’il ne faut pas tout accepter sans prendre le temps de la réflexion. Car parfois cela mène au surmenage et à la perte de productivité, voire à la perte de son job.  

Pour en savoir plus, découvrez notre article "Comment et pourquoi apprendre à dire non au travail" !   

 

7. Eviter la réunionite

Que ce soit en présentiel ou en ligne, il faut essayer de réduire le plus possible le nombre de réunions, ou à défaut, le temps que vous y passez.

Vous devez commencer par vous interroger sur la finalité de toutes ces réunions. Sont-elles vraiment toutes importantes et utiles ? Est-ce que votre présence est indispensable à toutes les réunions que vous avez prévues ou auxquelles vous avez été convié ?

Organiser des réunions plus courtes et plus percutantes permet à tout le monde de gagner du temps et d’effectuer son « vrai » travail. Bien souvent, nous perdons beaucoup trop de temps en réunion, à tourner en rond en attendant qu’un tel ou un tel ait une réponse. Peut-être que la problématique aurait finalement pu être réglée avec un simple échange d’email ?

Lorsque vous effectuerez votre To Do List, veillez à jeter un œil aux réunions prévues, celles que vous organisez et celles où vous êtes invité comme participant. Pensez à ne conserver dans votre agenda, uniquement les réunions importantes. Faites le tri !

 

8. Apprendre à déconnecter

À l’heure de l’ultra digitalisation et des nouveaux outils de communication, les échanges sont un peu trop omniprésents. Cela n’aide pas à éviter la surcharge de travail et à se déconnecter du travail. Car pour certains, déconnecter le soir, le week-end ou encore pendant les vacances, relève de l’exploit.

Depuis le 1er janvier 2017, la loi instaure un droit à la déconnexion « en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que la vie personnelle et familiale ».

Le plus important pour être efficace et productif, c’est de travailler à fond pendant les heures de travail et de se déconnecter à fond une fois la journée ou la semaine terminée. C’est un bon moyen de trouver l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Par ailleurs, de nombreuses études prouvent que les personnes qui ont trouvé un réel équilibre entre leur vie pro et leur vie perso, sont beaucoup plus créatives, heureuses et productives. Elles ont un plus grand bien-être, une meilleure santé et une plus grande satisfaction professionnelle, ce qui leur permet d’avancer beaucoup plus rapidement et mieux dans leur travail.  

 

Ainsi, travailler moins mais mieux c’est possible ! Car finalement, passer beaucoup de temps au bureau ne signifie pas pour autant que vous travaillez bien.

Si vous aussi vous souhaitez y parvenir, vous devez commencer par analyser la façon dont vous fonctionnez réellement, et surtout, vous devez vous organiser. Quel est le moment de la journée où vous êtes le plus productif ? Vous seul savez. Faites des essais, testez des méthodes et choisissez-en d’autres ! Car finalement, pourquoi ne pas miser sur la qualité plutôt que sur la quantité ?

Les raisons d’envisager une diminution de votre temps de travail sont diverses et variées, et surtout, très personnelles. Toutefois, le but est avant tout de maintenir l’équilibre entre votre travail, votre repos et vos loisirs, tous trois indispensables pour préserver vos performances, votre bien-être, et votre motivation sur le long terme.

Ce qui est certain, c’est que vous gagnerez en efficacité et en productivité !

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